Wie kann ich einen Termin inkl. aller Buchungen stornieren und eine Serien-E-Mail an die Teilnehmenden schicken?

Zuerst möchten wir einen Veranstaltungstermin und die bereits vorhandenen Buchungen stornieren und anschließend eine E-Mail an alle Teilnehmenden verschicken.

Veranstaltungstermin stornieren

Unter „Veranstaltung bearbeiten“ werden unter dem Abschnitt „Termine“ alle Termine dieser Veranstaltung angezeigt. Stornierte Termine und Buchungen werden als durchgestrichen gekennzeichnet.

Anzeige aller Termine einer Veranstaltung
Abb. Anzeige aller Termine einer Veranstaltung

Um den Status von bspw. „Gebucht“ in „Storniert“ zu ändern, zunächst im Dropdown-Menü des Termins auf „Bearbeiten“ klicken. Anschließend kann der Status angepasst werden. Die verfügbaren Status-Optionen können abweichen, da diese zunächst individuell angelegt werden müssen.

Status eines Termins ändern
Abb. Status eines Termins ändern

Nach der Auswahl des Status „Stornieren“ erscheint ein Hinweis, der bestätigt werden muss, um mit der Stornierung des Termins fortzufahren:

Wenn der Status Storniert gewählt wird, werden alle zugehörigen Elemente wie Buchungen, Zimmerbelegungen und Raumbuchungen ebenfalls storniert. Möchten Sie fortfahren?

Der Wortlaut ist dabei abhängig von den zuvor festgelegten Veranstaltungsstatus-Einstellungen.

Hinweis: Durch das Stornieren der Buchungen wird keine automatische Storno-E-Mail versendet.

Serien-E-Mail an Teilnehmer verschicken

Im zweiten Schritt können nun alle angemeldeten Personen per E-Mail über die Stornierung informiert werden. Im Aktions-Menü des Veranstaltungstermins gibt es hierfür die Funktion „E-Mail an Teilnehmer*innen erstellen“.

E-Mail an Teilnehmer eines Termins erstellen
Abb. E-Mail an Teilnehmer*innen eines Termins erstellen

Es werden nun alle für diesen Termin eingebuchten Personen angezeigt und die gewünschten Empfänger*innen können ausgewählt werden. Sollen alle aufgelisteten Personen eine E-Mail erhalten, einfach die Checkbox „Alle“ in der Spaltenüberschrift aktivieren.

Empfänger der Serien-E-Mail auswählen
Abb. Empfänger*innen der Serien-E-Mail auswählen

Im Anschluss wird die E-Mail verfasst. Hier stehen wie bei allen anderen E-Mails Platzhalter und verschiedene E-Mail-Bausteine zur Verfügung.

Mehr Informationen zum Erstellen von E-Mails finden sich in den Artikeln für E-Mail-Vorlagen und Platzhalter. Für die Ersteinrichtung erklärt dieser Artikel, wie man E-Mail-Konten für den Versand von E-Mails hinterlegen kann.

Ähnliche Artikel