Wie kann ich einen Termin inkl. aller Buchungen stornieren und eine Serien-E-Mail an die Teilnehmer schicken?

Hierfür sind zwei Arbeitsschritte notwendig.

Zuerst möchten wir einen Veranstaltungstermin und die bereits getätigten Buchungen stornieren und anschließend eine E-Mail an alle Teilnehmer verschicken.

Veranstaltungstermin stornieren

Unter „Veranstaltung bearbeiten“ finden wir unter dem Abschnitt „Termine“ alle Termine der Veranstaltung aufgelistet. Stornierte Termine und Buchungen werden immer „durchgestrichen“ angezeigt.

Anzeige aller Termine einer Veranstaltung
Anzeige aller Termine einer Veranstaltung

Um den Status von bspw. „Gebucht“ in „Storniert“ zu ändern, muss zuerst im Aktionen-Dropdown des Termins auf „Bearbeiten“ geklickt werden.
Anschließend können wir den Status ändern.

Status eines Termins ändern
Status eines Termins ändern

Es erscheint ein Hinweis, der bestätigt werden muss, der Wortlaut ist dabei abhängig von den jeweiligen Veranstaltungsstatus-Einstellungen:

Wenn der Status Storniert gewählt wird, werden alle zugehörigen Elemente wie Buchungen, Zimmerbelegungen und Raumbuchungen ebenfalls storniert. Möchten Sie fortfahren?

Durch das automatische Stornieren der Buchungen wird keine Storno-E-Mail versendet!

Serien-E-Mail an Teilnehmer verschicken

Im zweiten Schritt können nun die Teilnehmer per E-Mail informiert werden. Im Aktions-Menü des Veranstaltungstermins gibt es hierfür die Funktion „E-Mail an Teilnehmer erstellen“.

E-Mail an Teilnehmer eines Termins erstellen
E-Mail an Teilnehmer eines Termins erstellen

Es werden nun alle Gäste des Termins angezeigt und die gewünschten Empfänger*innen können gewählt werden. Sollen alle ausgewählt werden, so kann dafür die Checkbox in der Spaltenüberschrift angeklickt werden.

Empfänger der Serien-E-Mail auswählen
Empfänger der Serien-E-Mail auswählen

Im Anschluss kann dann die E-Mail verfasst werden. Hier stehen wie bei allen anderen E-Mails die Platzhalter und E-Mail-Bausteine zur Verfügung.

Mehr Informationen zum Erstellen von E-Mails finden sich in den Artikeln für E-Mail-Vorlagen und Platzhalter. Und für die Ersteinrichtung erklärt dieser Artikel, wie man E-Mail-Konten für den Versand von E-Mails hinterlegen kann.

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