Wenn wir eine Veranstaltung absagen müssen, wie stornieren wir den Veranstaltungstermin dann in SeminarDesk? Dies geschieht in 2 Schritten: Zuerst stornieren wir den Veranstaltungstermin und die bereits vorhandenen Buchungen, und anschließend versenden wir eine E-Mail an alle Gäste.
Veranstaltungstermin stornieren
Auf der Bearbeitungsseite einer Veranstaltung werden im Abschnitt „Termine“ alle Termine dieser Veranstaltung angezeigt. Stornierte Termine und Buchungen sind als durchgestrichen gekennzeichnet.
Um den Status bspw. von „Gebucht“ in „Storniert“ zu ändern, klicken wir zunächst im Dropdown-Menü des Termins auf „Bearbeiten“. Anschließend können wir den Status ändern.
Die verfügbaren Status-Optionen können abweichen, da diese individuell angelegt werden können.
Nach der Auswahl des Status „Storniert“ erscheint ein Hinweis, den wir bestätigen müssen, um mit der Stornierung des Termins fortzufahren:
„Wenn der Status Storniert gewählt wird, werden alle zugehörigen Elemente wie Buchungen, Zimmerbelegungen und Raumbuchungen ebenfalls storniert. Möchten Sie fortfahren?“
Der Wortlaut ist dabei abhängig von den zuvor festgelegten Terminstatus-Einstellungen.
Es werden also alle für den Veranstaltungstermin vorhandenen Buchungen automatisch storniert. Doch durch das Stornieren der Buchungen wird keine automatische Storno-E-Mail versendet.
Serien-E-Mail an Teilnehmer verschicken
Im zweiten Schritt wollen wir alle angemeldeten Personen per E-Mail über die Stornierung informiert werden. Im Aktionen-Menü des Veranstaltungstermins gibt es hierfür die Funktion „E-Mail an Gäste erstellen“.
Es werden nun alle für diesen Termin eingebuchten Personen angezeigt, und wir können die gewünschten Empfänger*innen auswählen. Da alle aufgelisteten Personen eine E-Mail erhalten sollen, aktivieren wir einfach die Checkbox in der Spaltenüberschrift.
Im Anschluss verfassen wir die E-Mail, um die Gäste über das Stornieren der Veranstaltung in Kenntnis zu setzen; hierfür stehen wie bei allen E-Mails in SeminarDesk Platzhalter und individuelle E-Mail-Bausteine zur Verfügung.
Mehr Informationen zum Erstellen von E-Mails finden sich in den Artikeln für E-Mail-Vorlagen und -Platzhalter. Für die Ersteinrichtung erklärt ein Artikel das Anlegen von E-Mail-Konten für den Versand von E-Mails.