Eine Gruppenbuchung in SeminarDesk ist eine Buchung für mehrere Personen, die nicht einzeln bekannt sind, bspw. Schulklassen und Seminargruppen. Sie kann über Buchungen – Neue Buchung anlegen mit der Funktion „Gruppe zu gewählten Terminen hinzufügen…“ angelegt werden. Auch einer bestehenden Buchung kann eine solche Gästegruppe hinzugefügt werden kann.
Tipp: Um für einen Termin mehrere individuelle Buchungen schneller anzulegen, empfiehlt sich die Stapelanlage.
Bucher*in und Veranstaltungstermin(e) angeben
Für die neue Gruppenbuchung in SeminarDesk müssen wir im Dialog „Neue Buchung anlegen“ zunächst den Namen des/r Bucher*in eingeben. Wir können dazu ein bestehendes Profil auswählen oder ein neues Profil erstellen.
Der/die angegebene Bucher*in wird nicht als Gast in der Buchung angelegt. Sollte dies gewünscht sind, kann dies später mit der Funktion „Gäste zu gewählten Terminen hinzufügen…“ getan werden.
Im nächsten Schritt müssen wir der Buchung Termine hinzufügen. Die Veranstaltungstermine lassen sich in einem dedizierten Dialog auswählen. Durch Bestätigung mit „n Termine hinzufügen“ werden sie der Übersicht hinzugefügt und ausgewählt.
Tipp: Der Artikel „Neue Buchung anlegen“ beschreibt die Auswahl der Termine sowie das Hinzufügen einzelner Gäste detaillierter.
Gästegruppen hinzufügen
Mit der Funktion „Gruppe zu gewählten Terminen hinzufügen…“ können wir schließlich die Informationen zur Gruppe eingeben.
Pro Zimmertyp, Altersstufe und Geschlecht können wir hier annähernd beliebig große Gästegruppen angeben, die der Buchung hinzuzufügen sind. Für die angegebenen Gästegruppen für die zuvor gewählten Termine treffen wir nun Angaben zu
- Anreise– und Abreise-Zeit,
- Gastart, z. B. Teilnehmer*in, Begleitperson, Referent*in, Assistent*in,
- Preisstufe,
- Sonderwünschen,
- Preisliste für die Teilnahmegebühr,
- Art der Teilnahme und
- Verpflegung inkl. Details zur Verpflegung (also der Möglichkeit, bspw. ein zusätzliches Abendessen und Frühstück mitzubuchen).
Die zu treffenden Angaben sind abhängig von den Festlegungen für die zu buchenden Veranstaltungstermine.
Beim Hinzufügen von Gästen zu mehreren Terminen kann von den Termin-Standards hier nicht abgewichen werden. Änderungen sind dann jedoch noch einzeln in den Details der angelegten Buchung möglich.
Mit Klick auf Gruppengäste hinzufügen gelangen wir wieder zur Übersicht der anzulegenden Buchung mit den soeben hinzugefügten Gästen, wobei für jeden Gruppengast ein separater Eintrag mit den angegebenen Details erzeugt wird.
Buchung abschließen
Das Hinzufügen von Terminen, Gästegruppen und Einzelgästen mit spezifischen Angaben lässt sich beliebig kombinieren und wiederholen, bis die gewünschte Buchung komplett ist.
Mit Klick auf „Buchung anlegen“ wird schließlich die Buchung angelegt und in einem neuen Browsertab geöffnet.
In der so angelegten Buchung wird dann im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ jeder Gast separat aufgeführt und enthält wiederum jeweils die erzeugten Buchungszeilen – die Veranstaltungsteilnahme sowie ggf. Unterkunft und Verpflegung.
Einer bestehenden Buchung eine Gästegruppe hinzufügen
Soll einer bestehenden Buchung eine solche Gästegruppe hinzugefügt werden, so geht das in den Buchungsdetails im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ mit der Funktion „Gast hinzufügen…“.
Im sich daraufhin öffnenden Dialog steht dann ebenfalls die Funktion „Gruppe zu gewählten Terminen hinzufügen…“ zur Verfügung und ist das Vorgehen ähnlich dem oben beschriebenen.
Auch hier können pro Zimmertyp, Altersstufe und Geschlecht annähernd beliebig große Gästegruppen eingegeben werden, die der Buchung hinzugefügt werden. In der Buchung wird dann für jeden Gruppengast ein separater Eintrag erzeugt, der wiederum jeweils die erzeugten Buchungszeilen – Veranstaltungsteilnahme, ggf. Unterkunft und Verpflegung – enthält.
Die beschriebene Funktion „Gruppe zu gewählten Terminen hinzufügen…“ ist lediglich eine Eingabehilfe für entsprechende Anwendungsfälle. Technisch unterscheidet sich eine Buchung für eine Gruppe nicht von einer Buchung für Einzelpersonen, und jede Buchung kann durch das Hinzufügen vieler einzelner Gäste oder einer Anzahl unbenannter Gäste und deren nachträgliche Bearbeitung derart erweitert werden.
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