In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Updates vom November 2022 vorstellen:
- Online Buchende zur Benutzung eines Online-Kontos verpflichten
- Dokumente an Veranstaltungstermine hängen und Teilnehmer*innen mit Online-Konto zur Verfügung stellen
- Veranstaltungen auf der Buchungsseite besser finden
- Individuelle Anpassungen an Listenansichten speichern und teilen
- Mehr Informationen zu Referent*innen-Zuweisungen hinterlegen
- Liste der Referent*innen auf der Buchungsseite deaktivieren
- Mehreren Gäste gleichzeitig ein Zimmer zuweisen
- Einfacher von einer Listen- zu einer Detailansicht navigieren
- Status von Veranstaltungen entfällt
Online Buchende zur Benutzung eines Online-Kontos verpflichten
Während der Anmeldung über die Buchungsseite können sich Nutzer*innen ein Online-Konto anlegen, um bei künftigen Buchungen nicht mehr alle persönlichen Daten eingeben zu müssen, bereits vorhandene Buchungen einzusehen oder aber auch Dokumente zu empfangen. Dieser Artikel beschreibt die Aktivierung der Funktion.
Die Benutzung eines Online-Kontos für die Buchungsseite kann ab sofort über die Webeinstellungen – wie üblich für einzelne oder für alle Veranstaltungen – erzwungen werden.
Dokumente an Veranstaltungstermine hängen und Teilnehmer*innen mit Online-Konto zur Verfügung stellen
Beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins ermöglicht der neue Reiter „Dokumente“ das Hochladen von Dokumenten, die im Zusammenhang mit diesem Termin stehen. Diese Dokumente können zudem optional allen bestätigten Teilnehmer*innen in deren Online-Konto (sofern registriert) im dort ebenfalls neuen Reiter „Dokumente“ bereitgestellt werden.
Veranstaltungen auf der Buchungsseite besser finden
Die Suchfunktion in der Liste der Veranstaltungen auf der Buchungsseite findet ab sofort eher und mehr passende Veranstaltungen. Insbesondere bei der Verwendung mehrerer Schlüsselwörter sowie bei kleinen Tipp-Ungenauigkeiten erscheinen nun mehr Ergebnisse. Potenzielle und wiederkehrende Gäste kommen so schneller und mit höherer Wahrscheinlichkeit auf die sie interessierenden Veranstaltungen und zu einer Buchung.
Individuelle Anpassungen an Listenansichten speichern und teilen
Die Funktion „Meine Filter“ zum Speichern und Wiederverwenden gefilterter Listenansichten steht ab sofort in weiteren wichtigen Übersichten und mit erweitertem Umfang als Funktion „Meine Ansichten“ zur Verfügung. Mit ihr können sämtliche Anpassungen – Filter, Gruppierungen, ausgeblendete Spalten usw. – für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden.
Beim Speichern einer Ansicht können Benutzer*innen nun entscheiden, sie mit allen anderen Benutzer*innen zu teilen, so dass auch diese die angepasste Ansicht verwenden können. Als weitere Option können sie zudem entscheiden, eine gespeicherte Ansicht als individuelle Standardansicht festzulegen.
Die Details und Möglichkeiten der Funktion „Meine Ansichten“ erläutert dieser separate Artikel.
Mehr Informationen zu Referent*innen-Zuweisungen hinterlegen
Beim Zuweisen von Veranstaltungsterminen zu Referent*innen können ab sofort mehr Informationen hinterlegt werden.
Intern können dazu nun die Gebühr des/der Referent*in sowie Bemerkungen notiert werden. Diese Daten stehen dann auch für Berichte zur Verfügung. Nach wie vor kann hier zudem eine HTML-formatierte Zusatzinformation eingegeben werden, die für diese Zuordnung zwischen Veranstaltungstermin und Referent*in die Beschreibung aus dem Profil überschreibt.
Liste der Referent*innen auf der Buchungsseite deaktivieren
Der mit dem August-Update eingeführte Link zur Liste der Referent*innen im Hauptmenü der Buchungsseite ist ab sofort unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Einstellungen Buchungsseite de-/aktivierbar.
Mehreren Gäste gleichzeitig ein Zimmer zuweisen
Benutzer*innen der SeminarDesk Zimmerverwaltung können beim Zuweisen von Zimmern über Zimmerverwaltung – Zimmerverteilung nach Zeitraum ab sofort mehreren Gästen gleichzeitig ein Zimmer zuweisen.
Per „Drag and Drop“ können den Gästen die gewünschten Zimmer zugewiesen werden. Für einzelne Gäste wird dazu wie bekannt das Pfeil-Symbol in der „Ziehen“-Spalte angeklickt und der Gast bei gedrückter Maustaste auf das jeweilige Zimmer gezogen. Zum Zuweisen eines Zimmers an mehrere Gäste gleichzeitig werden diese zuerst per Checkboxes ausgewählt und dann durch Ziehen und Fallenlassen eines der Pfeil-Symbole platziert.
Einfacher von einer Listen- zu einer Detailansicht navigieren
Um die häufigen Aktionen zu Einträgen in Listenansichten von SeminarDesk direkter ausführen zu können, d. h. um einfacher von einer Listenansicht zu einer Detailansicht navigieren zu können, sind ab sofort diverse Werte beim Überfahren mit der Maus verlinkt.
Bspw. können aus der Liste aller Buchungen direkt Details der Buchung (siehe Abbildung), des/der Bucher*in, des Veranstaltungstermins, der Veranstaltung sowie die Liste der Rechnungen für diese Buchung aufgerufen werden.
Status von Veranstaltungen entfällt
Das Feld „Status“ von Veranstaltungen entfällt ab sofort. Die Status der Veranstaltungstermine bleiben unverändert. Die Komplexität der verschiedenen Status von Veranstaltungen und Terminen ist dadurch reduziert.
Individuell definierte Veranstaltungsstatus bleiben unter Verwaltung – Setup – Listen – Terminstatus als verfügbare Terminstatus erhalten. Einige potenzielle Fehlerquellen bei der Definition eigener Status wurden beseitigt.
Das Anlegen, Veröffentlichen und Verwalten von Veranstaltungen ist nun ein Stück einfacher; gleichzeitig können die Termine nach wie vor einzeln vorbereitet, veröffentlicht und ggf. storniert werden.
Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.