In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Updates vom August 2022 vorstellen:
- Primäre Firma/Organisation in den Buchungsübersichten
- Referenznummer für Buchungen
- Referent*innen-Verwaltung und deren Zuweisung zu einzelnen Veranstaltungsterminen
- Liste und Profile der Referent*innen sowie ihnen zugewiesene Termine auf der Buchungsseite
- Erweiterte Druckoption für Rechnungen
- Zahlungseintrag für mehrere offene Rechnungen
- Automatischer Buchungsstatus „Warteliste“
- Hinzufügen und Bearbeiten mehrerer Gäste sowie Stornieren mehrerer Leistungen in einer Buchung
Primäre Firma/Organisation in den Buchungsübersichten
Für die Buchungsübersichten steht neu die Spalte „Primäre Organisation“ zur Verfügung. Sie zeigt Name und Adresse der mit dem Bucher*in-Profil verknüpften primären Firma/Organisation.
Die Spalte kann in den Übersichten „Alle Buchungen“ (Buchungen – Buchungen anzeigen), „Buchungsübersicht“ (Buchungen – Buchungsübersicht), „Buchungen Termin“ und „Buchungen Veranstaltung“ (je Termin/Veranstaltung) auf die bekannte Art und Weise eingeblendet und angepasst werden.
Referenznummer für Buchungen
Bestehenden Buchungen kann ab sofort eine selbst gewählte Referenznummer gegeben werden.
Diese Referenznummer steht dann für E-Mail-Vorlagen und Berichte mit Bezug zu der Buchung zur Verfügung und wird beim Erstellen von Rechnungen übernommen.
Die Referenznummern können in die oben erwähnten Buchungsübersichten sowie in Rechnungsübersichten eingeblendet werden.
Referent*innen-Verwaltung und deren Zuweisung zu einzelnen Veranstaltungsterminen
Die Zuweisung von Referent*innen erfolgt ab sofort zu Veranstaltungsterminen, so dass es nun möglich ist, den einzelnen Terminen einer Veranstaltung unterschiedliche Referent*innen zuzuordnen. Zudem wurde die Verwaltung der Referent*innen-Profile erweitert.
Die Zuweisung eines Veranstaltungstermins an Referent*innen erfolgt im neuen Reiter „Referent*innen“. In diesem Artikel wird das detailliert beschrieben.
Die Referent*innen sind so mit den Veranstaltungsterminen verknüpft, können jedoch auch auf Ebene der Veranstaltung – aggregiert für alle Termine der Veranstaltung – hinzugefügt, angezeigt oder entfernt werden. Die bisherigen Zuweisungen von Veranstaltungen wurden in Zuweisungen für alle Termine der jeweiligen Veranstaltung umgewandelt.
Zur erweiterten Verwaltung der Referent*innen-Profile existiert ab sofort die Übersicht „Referent*innen“ (Profile – Referentenprofile anzeigen).
Diese Profile können über Profile – Neues Referentenprofil anlegen angelegt werden. Gibt es für die Person schon ein Profil, so kann dieses in ein Referentenprofil konvertiert werden. Dieser Artikel erklärt das Vorgehen sowie die weiteren Besonderheiten eines Referentenprofils.
Liste und Profile der Referent*innen sowie ihnen zugewiesene Termine auf der Buchungsseite
Auch die Anzeige der Referent*innen auf der Buchungsseite wurde entsprechend ihrer Zuweisungen zu einzelnen Veranstaltungsterminen angepasst. Zusätzlich enthält das Hauptmenü der Buchungsseite nun einen Link zur Liste aller Referent*innen mit Bild, Namen und Link zur Profilseite.
Die Profilseiten zeigen Bild, Name und Beschreibung sowie die zugewiesenen Veranstaltungstermine (zukünftig und in Vergangenheit), sofern diese Veranstaltungstermine und ihre Referent*innen auf der Buchungsseite sichtbar sind.
Dieser Artikel erläutert die notwendigen Einstellungen und Details.
Erweiterte Druckoption für Rechnungen
Wird eine Rechnung gebucht oder storniert, so wird diese als PDF gemäß der verwendeten Rechnungsvorlage gespeichert und kann z. B. an E-Mails angehängt werden. Soll dieselbe Rechnung mit einer anderen Vorlage reproduziert werden – z. B. ohne Logo und Briefkopf für den Druck auf Geschäftspapier –, so ist nun auch dies mit der neuen Funktion „Drucken mit Vorlage“ möglich. Sie steht für „gebuchte“ und „stornierte“ Rechnungen über das „Aktionen“-Menü in Rechnungsübersichten sowie in der Detailansicht zur Verfügung. Dabei kann aus allen Berichtsvorlagen, die für den Objekt-Typ „Rechnung“ aktiviert sind, ausgewählt werden.
Zahlungseintrag für mehrere offene Rechnungen
Die Funktion, die Zahlung für eine offene Rechnung direkt einzutragen, steht ab sofort auch für mehrere solcher Rechnungen in Stapelbearbeitung zur Verfügung.
Die Stapelverarbeitung kann über eine der Rechnungsübersichten angestoßen werden:
Hinweis: Gegenwärtig steht diese Funktion zur Verfügung für Zahlungen des kompletten Betrags von gebuchten Rechnungen mit offenem Saldo, wenn die Quelle ein Personenumsatz oder ein Terminumsatz oder eine Buchungszeile ist, die eins zu eins als Rechnungszeile übernommen wurde. Zur bequemeren Auswahl solcher Rechnungen hat die Stapelbearbeitung-Rechnungsübersicht eine neue Spalte „Zahlbarer Betrag“ und einen neuen Filter „Als bezahlt Markierbare“.
Alternativ kann ab sofort jederzeit im Hauptmenü über Rechnungen – Zahlung eintragen aus den infrage kommenden Rechnungen eine einzelne ausgewählt und als bezahlt markiert werden:
Automatischer Buchungsstatus „Warteliste“
Anmeldungen auf der Buchungsseite für Veranstaltungstermine im Webstatus „Nur Warteliste“ bekommen ab sofort automatisch den Buchungsstatus „Warteliste“, und es wird – bei entsprechender Einstellung für Eingangsbestätigungen – statt der Anmelde- die Warteliste-E-Mail versandt.
Hinzufügen und Bearbeiten mehrerer Gäste sowie Stornieren mehrerer Leistungen in einer Buchung
Mit Gruppen-Buchungen sind neue Buchungen für jeweils mehrere Personen, die nicht einzeln bekannt sind, möglich, z. B. Schulklassen. Ab sofort kann auch zu bestehenden Buchungen eine solche Gruppe weiterer Gäste hinzugefügt werden.
Pro Zimmertyp, Altersstufe und Geschlecht können hier annähernd beliebig große Gäste-Gruppen eingegeben werden, die der Buchung hinzugefügt werden. In der Buchung wird dann für jeden Gast ein separater Eintrag erzeugt, der wiederum jeweils die erzeugten Buchungszeilen – Veranstaltungsteilnahme, ggf. Unterkunft und Verpflegung – enthält.
Auch ist es ab sofort möglich, mehrere Gäste einer Buchung auszuwählen und dann – abhängig vom Buchungsstatus – mit einer Aktion zu bearbeiten oder zu entfernen.
Und auch das Stornieren mehrerer Leistungen mit einer Aktion ist ab sofort möglich.
Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.