E-Mail-Vorlagen und -Platzhalter

In SeminarDesk können viele Arbeitsschritte automatisiert werden. Dazu gehört u. a. der Versand von Status-E-Mails. Für diese E-Mails können in SeminarDesk Vorlagen hinterlegt werden. In den Vorlagen können verschiedene Platzhalter verwendet werden, um den Inhalt der E-Mail dynamisch zu erstellen.

E-Mail-Platzhalter

Beim Erstellten einer E-Mail-Vorlage – entweder in den Standard-E-Mail-Einstellungen oder den E-Mail-Einstellungen einer bestimmten Veranstaltungen – können Platzhalter verwendet werden.

Abb. Platzhalter in E-Mail-Vorlage einfügen

In unserem Beispiel haben wir den Platzhalter [Vorname] eingefügt. Durch Klick auf den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ können die verfügbaren Platzhalter eingesehen und kopiert werden.

Abb. Platzhalter einsehen und kopieren

E-Mail-Bausteine

Es ist außerdem möglich, eigene E-Mail-Bausteine zu definieren und diese beim Erstellen einer E-Mail zu verwenden. Diese können unter Verwaltung – Vorlagen – E-Mail-Bausteine angelegt und bearbeitet werden.

E-Mail Bausteine
Abb. E-Mail-Bausteine erstellen

Ein E-Mail-Baustein kann auch als Platzhalter verwendet werden. Dafür muss die Option „Als Platzhalter verwenden“ aktiviert werden. Um den Baustein verwenden zu können, muss außerdem die Option „Aktiv“ angeklickt werden.

Um Bausteine bzw. Platzhalter in E-Mails zu verwenden, erstellen wir bspw. eine neue Serien-E-Mail und finden dort die Option: „Textbaustein einfügen“.

Textbaustein einfügen
Abb. Textbausteine in eine Serien-E-Mail einfügen

Für die automatisierten E-Mail-Vorlagen werden anstatt der Textbausteine die „Platzhalter“ verwendet:

Placeholder einfuegen
Abb. Platzhalter in E-Mail-Vorlagen einfügen

In diesem Fall wird der Text des Platzhalters beim Erstellen der E-Mail automatisch durch SeminarDesk in die neue E-Mail eingefügt. Hierbei werden dann auch ggf. im Baustein vorhandene weitere Platzhalter durch die entsprechenden Werte ersetzt.

Wenn ein Baustein also als Platzhalter verwendet wird, darf der Baustein auch weitere Platzhalter enthalten. Dabei kann ein Baustein sogar andere Bausteine als Platzhalter beinhalten, sofern die eingefügten Bausteine eine niedrigere „Reihenfolge“ haben als der aktuelle Baustein. Da es aber nicht bei allen Bausteinen sinnvoll ist, diese als Platzhalter in den Vorlagen zu verwenden, müssen die Bausteine, die in den Vorlagen verfügbar sein sollen, entsprechend gekennzeichnet sein.

Inhaltsabhängige Platzhalter

Um die automatisierten E-Mails zusätzlich zu verfeinern, können einige inhaltsabhängige Platzhalter verwendet werden.

Die folgenden Ausdrücke stehen dafür zur Verfügung:

IfEmpty, IfNotEmpty, IfZero, IfNotZero

Hier ein paar Beispiele:

{IfNotEmpty(ExternesHotel)}
Sie werden in folgendem Hotel untergebracht: [ExternesHotel]
{/IfNotEmpty(ExternesHotel)}
{IfNotZero(Saldo)}
Bitte überweisen Sie den Betrag von [Saldo] bis zum ...
{/IfNotZero(Saldo)}
{IfNotEmpty(IstOnlineEvent)}
Die Zugangsdaten für das Webinar erhalten Sie in Kürze per separater E-Mail.
{/IfNotEmpty(IstOnlineEvent)}

Der Ausdruck {IfNotEmpty(ExternesHotel)} wird also dazu verwendet, einen Inhalt nur dann anzuzeigen, wenn das entsprechende Datenfeld gefüllt ist. In unserem Fall soll der Name des Hotels nur dann angezeigt werden, wenn die Teilnehmenden auch tatsächlich in einem externen Hotel untergebracht werden.

Die Ausdrücke {IfZero(Saldo)} und {IfNotZero(Saldo)} können verwendet werden, um unterschiedliche Texte anzuzeigen, je nachdem, ob ein Wert 0 ist oder nicht. In unserem Fall können wir bei einem Saldo von 0 den zusätzlichen Text „Zahlung dankend erhalten“ einfügen. In allen anderen Fällen könnte eine Zahlungsaufforderung ausgegeben werden.

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