Produkt-Update November 2023

In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen der SeminarDesk-Updates im November und Dezember-Anfang 2023 vorstellen:

Übersichten nach Labels filtern

In SeminarDesk können Buchungen, Veranstaltungen, Terminen sowie Personen- oder Firmen-Profilen ein oder mehrere so genannte Labels zugewiesen werden. Mit der Filter-Aktion „Nach Labels“ lassen sich die Listenansichten ab sofort schneller nach Labels filtern.

Hinweis: Filter-Aktionen ersetzen einen ggf. zuvor bestehenden Filter.

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Profile im CRM schneller exportieren

Das CRM-Menü enthält ab sofort folgende Einträge:

• Serien-E-Mail erstellen (bisher im Profile-Menü, leicht überarbeitet)
• Profile exportieren (siehe unten)
• Zielgruppen (früher „Selektionsvorlagen“)
• Aktionen

Mit der Funktion CRM – Profile exportieren ist es ab sofort schneller möglich, die in SeminarDesk hinterlegten Profile nach Zielgruppe oder Labels zu selektieren und dann als Excel-Datei zu exportieren. Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen.

Hinweis: Diese Funktionen stehen abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket als Teil des Moduls „CRM“ zur Verfügung. Zur Aktivierung des Moduls bitte unseren Support per Mail an support@seminardesk.de kontaktieren.

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Standard-Zimmerkontingente einfacher erstellen

Die Zimmerkontingente in SeminarDesk erlauben es, für einzelne Veranstaltungstermine eine Menge an Gästezimmern vorzuhalten bzw. zu reservieren. Die so reservierten Zimmer werden infolgedessen im Belegungskalender als für diesen Termin vorgemerkt markiert.

Zimmerkontingente, deren Dauer und Darstellung nicht von denen des zugrunde liegenden Veranstaltungstermins abweichen, können ab sofort einfacher erstellt werden, in Form so genannter Standard-Zimmer- bzw. Zimmertyp-Kontingente im Veranstaltungstermin-Reiter „Zimmerkontingente“.

Dabei gibt die Spalte „Verfügbar“ die Anzahl der während des Termins freien Zimmer je Zimmertyp an und zeigt die Spalte „Betten“ mittels Hintergrundfarbe und Tooltip die Verfügbarkeit des Zimmers während des Termins. Eine Reservierung geschieht hier nun rechts in der Übersicht der Gästezimmer in Spalte „Reserviert“ durch Eintrag der Anzahl reservierter Betten je Zimmer. In der Übersicht der Zimmertypen links lässt sich auch erstmal nur eine Anzahl Zimmer je Zimmertyp reservieren.

Alternativ können wie gewohnt in Individual-Zimmerkontingenten auch abweichende Zeiten und Beschriftungen gewählt werden.

Die so angelegten Zimmerkontingente werden im SeminarDesk-Belegungskalender angezeigt und können dadurch bei der Zimmerzuweisung berücksichtigt werden. Auch die Belegungsstatistik weist die Kontingent-Betten aus.

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Rechnungen für alle Buchungen einer Veranstaltung erstellen

Auf der Bearbeitungsseite einer Veranstaltung kann die Funktion „Rechnungen an Bucher*innen erzeugen“ genutzt werden, um für alle Buchungen der Veranstaltung oder für alle Buchungen einzelner Veranstaltungstermine die Rechnungen in einem Stapel zu erstellen.

Sind mehr als 50 Rechnungen zu erstellen, erfolgt ab sofort eine Information innerhalb des Dialogs. Um technische Risiken während der Laufzeit der Funktion zu verringern, ist die Stapel-Rechnungserstellung auf besagte Anzahl begrenzt und muss die Funktion ggf. mehrfach aufgerufen werden.

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Preisrechner auf der Buchungsseite

Besuchern der Buchungsseite wird ab sofort bei Veranstaltungsterminen mit bestimmten Auswahlmöglichkeiten ein Preiskalkulator angeboten. So können potenziell Buchende noch vor der Eingabe persönlicher Daten den Gesamtpreis einer Buchung unter Berücksichtigung von Gastarten, Unterkunftsarten, Verpflegungsarten sowie Preisstufen und Altersstufen vorhersehen.

Entscheiden sich die Besucher daraufhin zu einer Buchung, werden die Eingaben aus dem Preisrechner in das Buchungsformular übernommen und müssen nicht erneut eingegeben werden.

Der Preiskalkulator deckt nicht alle möglichen Einzelfälle ab, sondern soll einen schnellen Anhaltspunkt des Gesamtpreises geben, um bei noch nicht vorhandener Buchungsabsicht frustrierend lange Detailangaben zu vermeiden bzw. die Buchungsabsicht anzuregen.

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Extrafelder für Veranstaltungen und Termine über die API veröffentlichen

Mit der Definition von Extrafeldern für Veranstaltungen und Termine können – zusätzlich zu den SeminarDesk-Standardfeldern – relevante Informationen strukturiert gespeichert und verarbeitet werden.

Einzelne Extrafelder und ihre Werte können dabei ab sofort mit der Option „Öffentlich“ auch über die API für Veranstaltungen und Termine veröffentlicht werden.

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Reihenfolge der Preisangaben auf der Buchungsseite beeinflussen

Die Reihenfolge der Preisangaben zu Veranstaltungsterminen auf der Buchungsseite lässt sich ab sofort etwas beeinflussen, indem für die Einträge der Teilnahmegebühren-Preislisten einer Veranstaltung eine individuelle Reihenfolge auf der Buchungsseite (sofern sie dort angezeigt werden sollen) festgelegt werden kann.

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Buchungs-Details in Kalenderansichten definieren

Die Buchungen-Zeile des Buchungskalenders kann nun ebenfalls entsprechend eigener Vorlagen für Kalenderdaten gestaltet werden.

Die Vorlagen werden unter Verwaltung – Vorlagen – Vorlagen Kalenderdaten mithilfe der aus E-Mail-Vorlagen bekannten HTML-Editor und Platzhalter erstellt und in den Benutzereinstellungen individuell ausgewählt.

Eine Besonderheit sind hier die Platzhalter [MarkierungAusgeglichen "#008000"] and [MarkierungOffenerSaldo "#FA8072"]. Sie geben weder Text noch Icon aus, sondern fügen unter bestimmten Bedingungen einen farbigen Rand auf der linken Seite des Kalendereintrags hinzu. Wenn „MarkierungAusgeglichen“ in der Vorlage enthalten ist, wird dieser Rand angezeigt, falls die Buchung ausgeglichen ist, also einen offenen Saldo von 0 hat. Wenn „MarkierungOffenerSaldo“ enthalten ist, wird dieser Rand angezeigt, falls ein offener Saldo besteht. Beide Platzhalter können zusammen verwendet werden, und für die anzuzeigende Farbe kann ein beliebiger HTML-Farbcode oder -name eingesetzt werden.

Hinweise:

• Ohne ausgewählte Vorlage werden die Einträge im bekannten Umfang angezeigt.
• Um die Bearbeitung von Vorlagen zu ermöglichen oder zu verwehren, existiert in der Benutzerverwaltung die Berechtigung „Verwaltung – Vorlagen anzeigen/bearbeiten“.

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Webhook-Benachrichtigung erneut versenden

Webhooks erlauben es, automatisiert Benachrichtigungen von SeminarDesk beim Eintreten bestimmter Ereignisse an ein beliebiges externes System zu senden, welches diese Information dann auswerten und weiterverarbeiten kann. Manchmal ist es vorteilhaft, eine bestimmte Benachrichtigung erneut zu senden – auch wenn das auslösende Ereignis nur ein Mal eingetreten ist.

Im Webhooks Log unter Verwaltung – Setup – Protokolle anzeigen – Webhooks besteht ab sofort die Möglichkeit, eine vergangene Nachricht erneut senden zu lassen. Diese Aktion sendet eine exakt gleiche Benachrichtigung an die URL des betroffenen Webhooks.

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Erweiterungen von Berichts-Datenquellen

Die Datenquellen mit Bezug zu Veranstaltungen und Veranstaltungsterminen für individuelle Berichtsvorlagen bieten ab sofort ein Feld mit nützlichen Statistiken.

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Private API für individuelle Integrationen (BETA)

Wir haben in diesem Jahr, wie angekündigt, fleißig an der Bereitstellung einer „Private API“ gearbeitet, das heißt einer Software-Schnittstelle ähnlich der öffentlichen API für Veranstaltungen, Termine und Buchungen, jedoch für den eigenen Gebrauch mit tieferem Zugriff. So schaffen wir in den SeminarDesk-Paketen „Basic“, „Pro“ und „Enterprise“ die Möglichkeit, das eigene SeminarDesk mit geeigneter anderer Software zu integrieren, bspw. einer Rechnungssoftware oder einem Newsletter-Tool.

Über die Private API können neben Veranstaltungen, Terminen und Buchungen auch Profile und Rechnungen nicht nur gelesen, sondern auch erstellt und bearbeitet werden. Dieser Artikel beschreibt die Details. Die Private API ist noch im Beta-Stadium und Wachstum; wir freuen uns auf Feedback zu praktischen Tests damit.

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Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.