Buchungen können in SeminarDesk einen der folgenden Status haben:
- Unbestätigt
- Bestätigt
- Warteliste
- Warteliste storniert
- No-show
- Storniert
1. Storno
Storniert ein Gast eine (bereits bestätigte) Buchung bspw. rechtzeitig vor einer bestimmten Frist oder die Veranstaltung wurde vom Veranstalter abgesagt, so sollte die Buchung über die Aktion „Stornieren“ in den Status Storniert versetzt werden. Beim Stornieren können auf Wunsch auch nur einzelne Positionen storniert und ggf. eine Stornogebühr aufgenommen werden, wie in diesem Beispiel:
Durch die Bestätigung werden alle gewählten Buchungszeilen storniert und der Preis auf 0,00 € gesetzt; ggf. wird die eingegebene Stornogebühr eingetragen. Diese Stornogebühr wird übrigens in SeminarDesk als nicht steuerbarer Schadensersatz behandelt und dementsprechend ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.
2. No-Show
Für den Fall, dass ein Gast gar nicht anreist oder erst nach Ablauf der gesetzten Frist absagt, kann der Status „No-Show“ verwendet werden. Dazu dient die Aktion „Buchungsstatus – No-Show“. Ähnlich wie bei der Stornierung gibt es hier noch die Möglichkeit, gezielt einzelne Buchungszeilen auszuwählen und ggf. einzutragen, welche „No-Show“-Gebühren für die einzelnen Zeilen berechnet werden sollen. In diesem Beispiel werden für die Kost-Zeile 80 % des Ursprungspreises veranschlagt:
Nach Abschluss der Aktion sind die markierten Zeilen im Status „No-Show“ und die Preise wurden jeweils auf den eingegebenen Wert (im Standard 0,00 €) gesetzt.
Im Gegensatz zu stornierten Zeilen werden Buchungen/Zeilen im Status „No-Show“ wie eine regulär erbrachte Leistung behandelt, d.h. sie tauchen auch in der Seminarabrechnung unter der jeweiligen Kategorie auf – nur mit den ggf. „reduzierten“ Preisen. Im Storno-Fall werden die ggf. hinterlegten Stornogebühren in der Seminarabrechnung separat in der Kategorie „Stornogebühren“ aufgeführt, da es sich um eine andere Umsatz-Art handelt:
Hinweis: Die Fristen für die Unterscheidung zwischen „Storno“ und „No-Show“ sind individuell gewählt und müssen mit dem Gast vereinbart werden, dazu gibt es in SeminarDesk keinerlei Vorgaben.