SeminarDesk kennt unter anderem die Buchungsstatus „Storno“ und „No-Show“, die sich wie im Folgenden beschrieben unterscheiden, auch wenn in beiden Fällen ein zuvor gebuchter Gast doch nicht an einer Veranstaltung teilnimmt.
Buchungen können in SeminarDesk einen der folgenden Status haben:
- Unbestätigt
- Bestätigt
- Warteliste
- Warteliste storniert
- No-show
- Storniert
Der Status der Gäste einer Buchung korrespondiert für gewöhnlich mit dem Status der Buchung. Im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ über das „Aktionen“-Menü lassen sich auch einzelne Gaststatus setzen, insb. Stornierungen und No-Show.
1. „Storniert“
Storniert ein Gast eine (bereits bestätigte) Buchung bspw. rechtzeitig vor einer bestimmten Frist oder müssen wir als Veranstalter die Veranstaltung absagen, so sollten wir die Buchung über die Aktion „Buchungsstatus – Stornieren“ in den Status „Storniert“ versetzen. Beim Stornieren können auf Wunsch auch nur einzelne Positionen storniert sowie ggf. eine Stornogebühr aufgenommen werden, wie in diesem Beispiel:
Durch die Bestätigung werden alle gewählten Buchungszeilen storniert sowie der Preis auf 0,00 € gesetzt; ggf. wird die eingegebene Stornogebühr eingetragen.
Die Stornogebühr wird in SeminarDesk als nicht steuerbarer Schadensersatz behandelt und dementsprechend ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.
„Stornierte“ Buchungen werden in Buchungsübersichten durchgestrichen dargestellt. Sind lediglich einzelne Gäste „storniert“, werden auch nur diese durchgestrichen.
2. „No-Show“
Für den Fall, dass ein Gast gar nicht anreist oder erst nach Ablauf der gesetzten Frist absagt, können wir den Status „No-Show“ verwenden. Dazu dient die Aktion „Buchungsstatus – No-Show“. Ähnlich wie bei der Stornierung gibt es hier noch die Möglichkeit, gezielt einzelne Buchungszeilen auszuwählen sowie ggf. einzutragen, welche „No-Show“-Gebühren für die einzelnen Zeilen berechnet werden sollen. In diesem Beispiel veranschlagen wir für die Verpflegungs-Zeile 80 % des Ursprungspreises:
Nach Abschluss der Aktion sind die markierten Zeilen im Status „No-Show“ und die Preise wurden jeweils auf den eingegebenen Wert (im Standard 0,00 €) gesetzt.
Im Gegensatz zu stornierten Zeilen werden Buchungen/Zeilen im Status „No-Show“ wie eine regulär erbrachte Leistung behandelt.
„No-Show“-Leistungen tauchen also in der Seminarabrechnung unter der jeweiligen Kategorie auf – nur mit den ggf. „reduzierten“ Preisen. Im Storno-Fall hingegen werden die ggf. hinterlegten Stornogebühren in der Seminarabrechnung separat in der Kategorie „Stornogebühren“ aufgeführt, da es sich um eine andere Umsatz-Art handelt:
Die Fristen für die Unterscheidung zwischen „Storno“ und „No-Show“ sind individuell gewählt und müssen mit dem Gast vereinbart werden, dazu gibt es in SeminarDesk keine Vorgaben.