Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen

Mit dieser Funktion können externe Unterkünfte angelegt werden und diese einem Veranstaltungstermin zugewiesen und so „externe Zimmer“ hinzugefügt werden. Dies hilft z.B. bei der Planung mit externen Hotelzimmer-Kontingenten.

Unter Verwaltung – Externe Unterkünfte müssen zunächst die zur Verfügung stehenden Unterkünfte angelegt werden. 

externe Unterkünfte
Abb. Anlegen externer Unterkünfte

Im Reiter „Externe Unterkünfte“ der Bearbeitungsansicht eines Veranstaltungstermins haben wir nun die Möglichkeit, Zimmerkontingente anzulegen und die entsprechende Unterkunft – in unserem Fall das Stadthotel – auszuwählen:

Abb. Externe Zimmerkontingente anlegen
Abb. Externe Unterkunft auswählen
Abb. Externe Zimmerkontingente bearbeiten

Wurde für ein externes Zimmerkontingent eines Veranstaltungstermins ein Stornodadum angegeben, so können sich die Bearbeiter*innen der Veranstaltung in gewissen zeitlichen Abständen vor diesem Stornodatum per E-Mail daran erinnern lassen. Die Einstellung dafür findet sich in den individuellen Benutzereinstellungen.

Individuelle Benutzereinstellungen zu Benachrichtigungen über anstehende Stornofristen bei externen Unterkünften
Abb. Individuelle Benutzereinstellungen zu Benachrichtigungen über anstehende Stornofristen bei externen Unterkünften

Nachdem die Kontingente angelegt wurden, können diese beim Bearbeiten einer Buchung über Zimmer – Externes Zimmer zuweisen verteilt werden.

externes zimmer zuweisen
Abb. Externe Zimmer einer Buchung zuweisen

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