Mit dieser Funktion können externe Unterkünfte angelegt werden und diese einem Veranstaltungstermin zugewiesen und so „externe Zimmer“ hinzugefügt werden. Dies hilft z.B. bei der Planung mit externen Hotelzimmer-Kontingenten.

Unter Verwaltung – Externe Unterkünfte müssen zunächst die zur Verfügung stehenden Unterkünfte angelegt werden. 

Im Reiter „Externe Unterkünfte“ der Bearbeitungsansicht eines Veranstaltungstermins haben wir nun die Möglichkeit, Zimmerkontingente anzulegen und die entsprechende Unterkunft – in unserem Fall das Stadthotel – auszuwählen:

Wurde für ein externes Zimmerkontingent eines Veranstaltungstermins ein Stornodadum angegeben, so können sich die Bearbeiter*innen der Veranstaltung in gewissen zeitlichen Abständen vor diesem Stornodatum per E-Mail daran erinnern lassen. Die Einstellung dafür findet sich in den individuellen Benutzereinstellungen.

Nachdem die Kontingente angelegt wurden, können diese beim Bearbeiten einer Buchung über Zimmer – Externes Zimmer zuweisen verteilt werden.