In SeminarDesk können sowohl Anreden und Titel als auch vollständige formelle und informelle Ansprachen festgelegt werden. Die Einstellungen hierfür finden sich unter Verwaltung – Setup – Listen – Anreden und Titel.
Anreden
Hier werden die Anreden festgelegt, die bei der Anlage eines neuen Profils und – sofern als „öffentlich“ markiert – auf der Buchungsseite zur Auswahl stehen. Eine Anrede legt gleichzeitig das Geschlecht für das Profil fest.
Tipp: Mithilfe der Vorlagen für Ansprachen (siehe unten) können außerdem für die angelegten Anreden in Kombination mit den verfügbaren Titeln und zusätzlichen Titeln die formellen und informellen Ansprachen festgelegt werden, die dann als Platzhalter in E-Mails oder Rechnungstexten (siehe weiter unten) genutzt werden können.
Titel
In diesem Abschnitt kann festlegt werden, welche Titel für Profile zur Verfügung stehen sollen. Diese Titel können für Ansprachen (siehe unten) verwendet werden und werden – sofern als „öffentlich“ markiert – auch auf der Buchungsseite zur Auswahl angeboten.
Zusätzliche Titel
Zusätzliche Titel können verwendet werden, um Berufs- oder Ehrentitel zu verwalten. Auch die zusätzlichen Titel stehen für Ansprachen (siehe unten) zur Verfügung.
Hinweis: Die Sichtbarkeit von Profilen kann auf bestimmte Benutzergruppen eingeschränkt werden.
Ansprachen
Die Vorlagen für Ansprachen legen fest, wie eine Person (oder eine Firma) angesprochen wird. Dabei kann für beliebige Kombinationen von Anrede, zusätzlichem Titel und Titel eingetragen werden, wie die Ansprachen aussehen sollen. Diese Texte stehen dann bspw. für Berichte zur Verfügung und können über die entsprechenden Platzhalter in E-Mails (siehe unten) oder Rechnungstexten verwendet werden.
Bei den Texten „Formelle Ansprache“, „Informelle Ansprache“ und „Briefansprache“ können die Platzhalter „[Titel]“, „[Nachname]“ und „[Vorname]“ verwendet werden, um festzulegen, an welcher Stelle der Nach- bzw. Vorname des Profils eingesetzt werden soll. Dabei dient die Briefansprache für das Adressfeld eines Briefs als Angabe des Empfängers und steht vor der postalischen Adresse.
Standard-Einstellung für die bevorzugte Ansprache
Die beim Anlegen eines neuen Profils standardmäßig gesetzte Einstellung für die bevorzugte Ansprache – „Formelle Ansprache“ und „Informelle Ansprache“ – ist in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt, kann jedoch für einzelne Profile auch überschrieben werden (siehe unten).
E-Mails mit Anreden, Titeln und Ansprachen erstellen
Beim Erstellen einer E-Mail-Vorlage oder einer Serien-E-Mail in SeminarDesk können wir nun die Anreden, Titel, zusätzlichen Titel und auch Ansprachen ganz einfach mittels der Platzhalter einfügen, wie bspw. „[AnspracheFormell]“:
Durch Klick auf die „Hinweise zu Platzhaltern“ ist dabei jederzeit der Blick auf eine Liste der verfügbaren Platzhalter möglich. Mehr Informationen zu den Platzhaltern in E-Mails beschreibt dieser Artikel.
Profil-Einstellungen der Ansprachen einsehen und überschreiben
In der Detailansicht eines Personen-Profils können wir die für diese Person geltenden Ansprachen über den Link „Einstellungen Ansprache“ aufrufen.
Wenn die Eingabefelder leer sind, werden die Texte für die Ansprache automatisch auf Basis der hinterlegten Regeln (nämlich der Vorlagen für Ansprachen und der Allgemeinen Einstellung der bevorzugten Ansprache, siehe oben) erzeugt. Wir können jedoch auch abweichende, individuelle Einstellungen für dieses Profil vornehmen, z. B. für Personen mit bestimmten zusätzlichen politischen Titeln und Anreden.