Durch die Integration von SeminarDesk und Stripe können Zahlungen online erbeten und entgegen genommen werden.
Voraussetzungen
Diese Funktion steht abhängig vom gebuchten SeminarDesk-Paket zur Verfügung. Zur Entgegennahme von Zahlungen mit Stripe wird ein Stripe-Konto benötigt. Online-Zahlungen in SeminarDesk gehen dann direkt an dieses Konto.
Einrichtung
Onboarding-URL anfordern
Wenn Sie Online-Zahlungen in SeminarDesk entgegennehmen wollen und ein Stripe-Konto angelegt haben, kontaktieren Sie bitte Ihren SeminarDesk-Support für die Einrichtung in SeminarDesk. Wir werden ein so genanntes „verbundenes Konto“ erstellen und Ihnen eine individuelle „Onboarding-URL“ zusenden. Unter dieser URL tragen Sie die Daten Ihres Stripe-Kontos ein, um es für eine Integration in SeminarDesk freizuschalten. So entsteht Ihre „Stripe Connect Account ID“.
Tipp: Über diese Onboarding-URL können Sie auch ein neues Stripe-Konto einrichten, falls noch keines vorhanden ist.
Zahlungsart und Stripe-Konto in SeminarDesk hinzufügen
Legen Sie nun unter Verwaltung – Setup – Listen –Zahlungsarten eine aktive Zahlungsart zur Nutzung dieser Integration an.
Sodann fügen Sie unter Verwaltung – Setup – Webhooks und Schnittstellen im Abschnitt „Stripe-Konten“ ein Stripe-Konto hinzu.
Dabei geben Sie einen Name, die Konto-ID (die o. a. „Stripe Connect Account ID“ ist praktisch die Konto-ID aus Ihrem Stripe-Dashboard) sowie die zuvor angelegte Zahlungsart an.
Hier ist auch die Anbindung mehrerer Stripe-Konten möglich.
Der Name des Stripe-Kontos wird infolgedessen auch für die verknüpfte Zahlungsart angegeben:
Zahlungseingabe aktivieren
Stellen Sie abschließend sicher, dass in den Allgemeinen Einstellungen die „Zahlungseingabe aktiv“ gesetzt ist.
Online-Zahlung bei Buchung über die Buchungsseite fordern
Nachdem die Integration von Stripe abgeschlossen ist, können Sie für eine Buchung über die Buchungsseite eine sofortige Online-Zahlung via Stripe anfordern und die bezahlten Buchungen automatisch bestätigen.
Aktivieren Sie dazu in den Veranstaltungs-Webeinstellungen im Abschnitt„Buchung“ die Option „Online-Zahlung erforderlich“. Sie können dies standardmäßig oder für einzelne Veranstaltungen de-/aktivieren. Details beschreibt dieser Artikel.
Sind mehrere Stripe-Konten aktiviert, so muss bei Aktivierung der Option „Online-Zahlung erforderlich“ das zu verwendende Konto ausgewählt werden.
Zahlungslink in Bestätigungs-E-Mails einfügen
E-Mail-Einstellungen
Mit abgeschlossener Integration von Stripe können Sie Bestätigungs-E-Mails einen sog. Zahlungslink hinzufügen. Dieser führt die Empfänger*innen auf eine Stripe-Seite, auf der sie den konfigurierten Betrag in einer der bei Stripe aktivierten Zahlungsmethoden online zahlen können.
Die Einstellung kann standardmäßig vorgenommen werden über Verwaltung – Setup – E-Mails – Standard-E-Mail-Einstellungen.
Diese Standard-Einstellung lässt sich über die Veranstaltungs-spezifischen E-Mail-Einstellungen für jede Veranstaltung abweichend regeln.
Sind mehrere Stripe-Konten aktiviert, so muss bei der Konfiguration von Zahlungslinks das zu verwendende Konto ausgewählt werden.
Optionen für den zu zahlenden Betrag
Soll ein Zahlungslink in die automatisierten E-Mails eingefügt werden, dann gibt es 3 Optionen für den erbetenen Betrag:
- Gesamter offener Saldo
- Nur Teilnahmegebühr
- Prozentwert des offenen Saldos
Der konkrete Betrag wird für jede Bestätigungs-E-Mail individuell errechnet. Ein Zahlungslink wird nur dann erstellt, wenn zum Zeitpunkt der Buchungsbestätigung noch ein Betrag offen bzw. eine Teilnahmegebühr zu zahlen ist.
Platzierung des Zahlungslinks
Ohne weitere Angabe wird der Zahlungslink automatisch am Ende der Bestätigungs-E-Mail eingefügt:
Der generierte HTML-Code für den Zahlungslink-Button lässt sich selbstverständlich auch manuell an der gewünschten Stelle platzieren und ggf. individualisieren:
<table cellspacing="0" cellpadding="0"><tbody><tr><td><table cellspacing="0" cellpadding="0"><tbody><tr><td style="border-radius: 6px;background-color: #806be5;"><a href="[ZahlungsLink]" target="_blank" style="padding: 8px 12px; border: 1px solid #806be5;border-radius: 6px;font-family: Helvetica, Arial, sans-serif;font-size: 14px; color: #ffffff;text-decoration: none;font-weight:bold;display: inline-block;">Hier klicken, um Zahlung zu erstellen</a></td></tr></tbody></table></td></tr></tbody></table>Alternativ kann in der Vorlage für die Bestätigungs-E-Mail auch der Platzhalter [ZahlungsLink] oder [PaymentLink] eingebaut werden, am besten in einem inhaltsabhängigen Textblock.
Bei Klick auf den Zahlungslink in der E-Mail erscheint eine Seite von Stripe, auf welcher Teilnehmer*innen den individuellen Betrag online bezahlen können.
Zahlungslink individuell erstellen
Alternativ oder zusätzlich lassen sich auch individuelle Zahlungsanforderungen erstellen. Dadurch ist die Aufforderung zur Online-Zahlung einer Buchung unabhängig von deren Statusänderungen und auch in eigens festgelegten Teilbeträgen möglich.
Bei Bearbeitung einer Buchung lassen sich dazu im Abschnitt „Zahlungslinks“ über die Aktion „Neue Zahlungsanforderung erstellen“ der angeforderte Betrag und ein Betreff wählen. Nach dem „Speichern“ wird der Zahlungslink generiert und in die Zwischenablage gelegt, um ihn sodann bspw. in eine E-Mail einzufügen. Der neue Zahlungslink wird in der Übersicht aufgeführt und lässt sich mit der Aktion „Kopieren“ bei Bedarf erneut in die Zwischenablage legen.
Sind mehrere Stripe-Konten aktiviert, so muss bei der Konfiguration von Zahlungslinks das zu verwendende Konto ausgewählt werden.
Die oben erläuterten Platzhalter [ZahlungsLink] und [PaymentLink] fügen in E-Mails den über die E-Mail-Einstellungen automatisch erzeugten Zahlungslink ein (siehe oben), sofern ein solcher aktiver, nicht „completed“ (Checkout-Status) existiert. Existiert anderenfalls genau ein aktiver, nicht „completed“ individuell erstellter Zahlungslink, wird dieser eingefügt. Anderenfalls ist der Platzhalter leer.
Erfassung der Online-Zahlung
Falls eine Online-Zahlung erforderlich ist bzw. Empfänger*innen den Zahlungslink verwenden, so erscheint dies in der jeweiligen Buchung im Abschnitt „Zahlungslinks“. Dabei ist der Zahlungsstatus zuerst leer oder „unpaid“ (unbezahlt). Sobald Stripe die Zahlung tatsächlich verbucht (und dem Stripe-Konto gutschreibt, vgl. Stripe-Dokumentation für Details), ändert sich der Zahlungsstatus in „paid“ (bezahlt) und die Zahlung erscheint in der jeweiligen Buchung im Abschnitt „Zahlungen“ sowie in der Zahlungsübersicht (vergleichbar manuell erfasster Zahlungen). Buchungen über die Buchungsseite für Veranstaltungen mit erforderlicher Online-Zahlung haben außerdem einen Online-Zahlungsstatus, der bei erfolgreicher Zahlung „abgeschlossen“ ist.
Die Spalte „Anlagequelle“ zeigt ggf. den Benutzernamen, unter dem die Aktion ausgeführt wurde, durch die der Zahlungslink erstellt wurde, also bspw. die Buchungsbestätigung. Individuell erstellte Zahlungslinks (Aktion „Neue Zahlungsanforderung erstellen“) sind hier mit dem Zusatz „(manuell)“ gekennzeichnet.
Dann wurde mit SeminarDesk und Stripe ein Umsatz für die Veranstaltung online erzielt.