Für einen einzelnen SeminarDesk-Veranstaltungstermin lässt sich dessen Darstellung auf der Buchungsseite mithilfe seines Webstatus innerhalb der Termindetails steuern.
Hinweis: Diese Einstellung gilt für den einzelnen Veranstaltungstermin im Rahmen der Webeinstellungen der Veranstaltung und in Kombination mit seinem Terminstatus und einem eventuellen Veröffentlichungs- oder Buchungszeitraum.
Die Bedeutung der Veranstaltungstermin-Webstatus
Die möglichen Webstatus sind:
- „Plätze frei“ – Der Normalzustand für einen Termin.
- „Wenig frei“ – Potenzielle Bucher*innen erhalten einen visuellen Hinweis, dass nur noch wenige Plätze frei sind.
- „Nur Warteliste“ – Bucher*innen erhalten auf der Detailseite der Veranstaltung den Hinweis, dass nur noch Plätze auf der Warteliste frei sind. Weitere Anmeldungen über die Buchungsseite bekommen automatisch den Buchungsstatus „Warteliste“, und es wird – falls die Einstellung für Eingangsbestätigungen das „Versenden“ vorsieht – statt der Anmelde- die Warteliste-E-Mail versandt.
- „Ausgebucht“ – Der Termin wird als „ausgebucht“ dargestellt und kann auf der Buchungsseite nicht mehr gebucht werden. Hinweis: Eine manuelle Buchung bleibt aber unabhängig davon möglich.
- „Ausgeblendet“ – Dieser Termin ist auf der Buchungsseite nicht sichtbar.
- „Nur auf Buchungsseite“ – Dieser Termin wird in der Veranstaltungsübersicht nicht aufgeführt, ist jedoch auf der Detailseite der Veranstaltung auswählbar.
- „Storniert“ – Der Termin wird als „storniert“ dargestellt und kann auf der Buchungsseite nicht mehr gebucht werden. Der Termin hat jedoch keinen „Ist storniert“-Terminstatus; zugehörige Elemente wie Buchungen, Zimmerbelegungen und Raumbuchungen bleiben erhalten; eine manuelle Buchung bleibt möglich.
Webstatus automatisch aktualisieren lassen
Abhängig von der Anzahl schon vorhandener Buchungen für einen Veranstaltungstermin, lässt sich sein Webstatus auch von SeminarDesk automatisch aktualisieren.
Dies geschieht anhand allgemein gültiger Schwellenwerte, die unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen definiert sind.
Dort werden prozentuale Angaben gemacht für das Verhältnis noch unbestätigter und schon bestätigter Teilnehmer*innen zur maximalen Teilnehmerzahl des Termins („Max TN“).
Hinweis: Gezählt werden von allen unbestätigten und bestätigten Buchungen für einen Termin diejenigen Gäste, für deren Gastart die Art „Teilnehmer*in“ gesetzt ist.
Beim Bearbeiten der Termindetails einer Veranstaltung befindet sich – sofern eine maximale Teilnehmerzahl gesetzt ist – am Webstatus die Checkbox „Webstatus automatisch anpassen“. In dem zugehörigen Hilfetext stehen dann statt der allgemeinen Prozentangaben die konkreten Teilnehmerzahlen für die automatischen Wechsel zu „Wenig frei“, „Nur Warteliste“ bzw. „Ausgebucht“.
