Produkt-Update Januar 2023

In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Updates vom Januar 2023 vorstellen:

In Kalenderansichten Veranstaltungs-Statistiken auf einen Blick sehen

Die Kalenderansichten Buchungskalender (Buchungen – Kalenderansicht), Veranstaltungskalender (Veranstaltungen – Kalender anzeigen), Raumbuchungskalender (Raumbuchungen – Kalender (vertikal/horizontal) anzeigen) sowie Zimmerkalender (Zimmerverwaltung – Kalender anzeigen und Zimmerverwaltung – Zimmerverteilung nach Zeitraum) geben ab sofort für die angezeigten Veranstaltungstermine einheitlich Information über die Termin-Kurzbezeichnung und in Klammern die Anzahl der bestätigten Buchungen und der bestätigten Gäste.

Kalenderansicht der Zimmerbelegungen
Abb. Kalenderansicht der Zimmerbelegungen

Diese Information wird im Kalender dargestellt, soweit die Einträge in Reihe „Veranstaltungen“ entsprechend Platz bieten (abhängig von der Zahl der dargestellten Wochen sowie der Länge des Termins). Im Raumbuchungskalender wird die beschriebene Information dargestellt, sofern der Platz es erlaubt, die Raumbuchung einem Termin zugeordnet ist und kein expliziter Buchungstext gesetzt ist.

Die Anzahl der bestätigten Buchungen und Gäste sowie weitere Informationen und ein Link zur Veranstaltung werden außerdem im Tooltip beim Überfahren des Veranstaltungstermins im Kalender angezeigt.


Veranstaltungs-Extrafelder in Kalendern anzeigen

Eine Option „Im Kalender anzeigen“ von Extrafeldern für Veranstaltungen und Termine ermöglicht es ab sofort, diese Informationen in Kalendereinträgen der jeweiligen Veranstaltungstermine zu sehen.

Tooltip für einen Veranstaltungstermin-Kalendereintrag mit Extrafeld
Abb. Tooltip für einen Veranstaltungstermin-Kalendereintrag mit Extrafeld

Extrafelder für eine Veranstaltung werden in den Kalendereinträgen aller ihrer Termine angezeigt und von den Extrafeldern für Veranstaltungstermine visuell getrennt.


Veranstaltungs-Statistiken in Buchungsansichten einblenden

Die Tooltips für Veranstaltung und Termine in Buchungsansichten – d. h. sowohl Buchungsdetails als auch -listen – zeigen ab sofort zusätzliche Informationen zur Zahl der Teilnehmer*innen und Buchungen, um bspw. die Entscheidung zur Buchungsbestätigung zu erleichtern.

Veranstaltungstermin-Statistiken in der Liste aller Buchungen
Abb. Veranstaltungstermin-Statistiken in der Liste aller Buchungen
Veranstaltungs-Statistiken in der Detailansicht einer Buchung
Abb. Veranstaltungs-Statistiken in der Detailansicht einer Buchung

Extrafelder für mehrere Profile bearbeiten

Neben Labels zur einfachen Markierung von Profilen können mit Extrafeldern spezielle, relevante Informationen zu Profilen und Veranstaltungen strukturiert gespeichert und verarbeitet werden.

Ab sofort können solche Extrafelder für mehrere Profile gleichzeitig bearbeitet werden. In Profilübersichten (bspw. Profile – Personen anzeigen) und Gästelisten (Termin-Aktion „Gäste anzeigen“ in Listen von Veranstaltungsterminen) können dazu mehrere Profile ausgewählt und dann mit der Funktion „Stapelbearbeitung… – Extrafelder“ alle oder einzelne Extrafelder der ausgewählten Profile bearbeitet werden.

Selektion von Profilen für Funktion „Extrafelder bearbeiten“
Abb. Selektion von Profilen für Funktion „Extrafelder bearbeiten“
Abb. Extrafelder für mehrere Profile bearbeiten
Abb. Extrafelder für mehrere Profile bearbeiten

Termine von Referent*innen mit der Globalen Suche finden

Die Globale Suche findet ab sofort zu dem Namen eines Referenten oder einer Referentin auch die ihnen zugewiesenen Veranstaltungstermine.

Globale Suche mit Suchergebnis für einen Referentennamen
Abb. Globale Suche mit Suchergebnis für einen Referentennamen

Einem Stundenplan-Eintrag mehrere Referent*innen zuweisen

Den Einträgen der Stundenpläne von Veranstaltungsterminen können ab sofort mehrere Referent*innen zugewiesen werden.

Referentenzuweisung zu einem Stundenplaneintrag
Abb. Referentenzuweisung zu einem Stundenplaneintrag

Veranstaltungs-E-Mails in Kopie an zusätzliche Empfänger versenden

In den E-Mail-Einstellungen für alle oder einzelne Veranstaltungen können ab sofort für jede Vorlage E-Mail-Adressen angegeben werden, denen die jeweilige Mail in Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) zugestellt werden soll.

E-Mail-Vorlage Eingangsbestätigung mit Feldern für Kopie-Empfänger
Abb. E-Mail-Vorlage Eingangsbestätigung mit Feldern für Kopie-Empfänger

Bilder in E-Mail-Vorlagen und HTML-formatierte Texte einfügen

Zur Verbesserung der Performance und Vermeidung technischer Probleme haben wir das Einfügen von Bildern aus der Zwischenablage in E-Mail-Vorlagen und HTML-formatierte Texte eingeschränkt. Bilder können nichtsdestotrotz unverändert – und mit mehr Optionen – über die Funktion „Bild einfügen (Strg-G)“ eingebunden werden.

Funktion „Bild einfügen“ des SeminarDesk HTML-Editors
Abb. Funktion „Bild einfügen“ des SeminarDesk HTML-Editors

Hier sind sowohl ein Datei-Upload als auch eine Wiederverwendung schon vorhandener Dateien als auch das Einbinden extern gehosteter Bilder sowie übliche Formatierungen möglich.


Die Buchungsseite schneller einblenden

Die Aktions-Menüs der Einträge in den Listenansichten für Veranstaltungen und Termine enthalten ab sofort einen Link „Buchungsseite anzeigen“, über den direkt die Buchungsseite dieser Veranstaltung – sofern veröffentlicht – in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden kann.

Aktion „Buchungsseite anzeigen“ eines Eintrags in der Liste der Veranstaltungen
Abb. Aktion „Buchungsseite anzeigen“ eines Eintrags in der Liste der Veranstaltungen

Auch das Menüband der Veranstaltungs-Detailseiten enthält ab sofort einen solchen Link.

Funktion „Buchungsseite anzeigen“ im Menü für Einstellungen und Funktionen einer Veranstaltung
Abb. Funktion „Buchungsseite anzeigen“ im Menü für Einstellungen und Funktionen einer Veranstaltung

Adressvervollständigung auf der Buchungsseite

Online Buchende können ab sofort eine Adressvervollständigung nutzen. Beim Eingeben von Straße und Hausnummer schlägt SeminarDesk passende Adressen (Postleitzahl und Stadt) in Deutschland, Österreich und der Schweiz vor. Buchende können diese Vorschläge auch ignorieren, doch für die Meisten führen die Vorschläge zu einer Beschleunigung des Buchungsvorgangs sowie höherer Akkuratesse der eingegebenen Daten, wodurch wiederum die Aufwände für Datenbereinigungen sinken könnten.

Adresseingabe auf der Buchungsseite mit Vorschlägen zur Vervollständigung
Abb. Adresseingabe auf der Buchungsseite mit Vorschlägen zur Vervollständigung

Fälligkeitsdatum für Rechnungen angeben

Für Rechnungen kann vor dem Buchen nun ein Fälligkeitsdatum gesetzt werden. Dies kann auch in Rechnungs-Listen eingeblendet und dort für den Filter „Überfällige anzeigen“ verwendet werden.

Rechnungsentwurf mit Eingabefeld „Fälligkeit“
Abb. Rechnungsentwurf mit Eingabefeld „Fälligkeit“
Übersicht aller Rechnungen mit Spalte „Fälligkeit“ und Filter „Überfällige anzeigen“
Abb. Übersicht aller Rechnungen mit Spalte „Fälligkeit“ und Filter „Überfällige anzeigen“

Das Fälligkeitsdatum steht zudem über einen Platzhalter für E-Mails sowie für Berichte zur Verfügung. Ein Standard-Zahlungszeitraum für neue Rechnungen kann über die Organisationen und Rechnungstexte eingestellt werden.


Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.