Produkt-Update Januar 2023
In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Updates vom Januar 2023 vorstellen:
- In Kalenderansichten Veranstaltungs-Statistiken auf einen Blick sehen
- Veranstaltungs-Extrafelder in Kalendern anzeigen
- Veranstaltungs-Statistiken in Buchungsansichten einblenden
- Extrafelder für mehrere Profile bearbeiten
- Termine von Referent*innen mit der Globalen Suche finden
- Einem Stundenplan-Eintrag mehrere Referent*innen zuweisen
- Veranstaltungs-E-Mails in Kopie an zusätzliche Empfänger versenden
- Bilder in E-Mail-Vorlagen und HTML-formatierte Texte einfügen
- Die Buchungsseite schneller einblenden
- Adressvervollständigung auf der Buchungsseite
- Fälligkeitsdatum für Rechnungen angeben
In Kalenderansichten Veranstaltungs-Statistiken auf einen Blick sehen
Die Kalenderansichten Buchungskalender (Buchungen – Kalenderansicht), Veranstaltungskalender (Veranstaltungen – Kalender anzeigen), Raumbuchungskalender (Raumbuchungen – Kalender (vertikal/horizontal) anzeigen) sowie Zimmerkalender (Zimmerverwaltung – Kalender anzeigen und Zimmerverwaltung – Zimmerverteilung nach Zeitraum) geben ab sofort für die angezeigten Veranstaltungstermine einheitlich Information über die Termin-Kurzbezeichnung und in Klammern die Anzahl der bestätigten Buchungen und der bestätigten Gäste.
Diese Information wird im Kalender dargestellt, soweit die Einträge in Reihe „Veranstaltungen“ entsprechend Platz bieten (abhängig von der Zahl der dargestellten Wochen sowie der Länge des Termins). Im Raumbuchungskalender wird die beschriebene Information dargestellt, sofern der Platz es erlaubt, die Raumbuchung einem Termin zugeordnet ist und kein expliziter Buchungstext gesetzt ist.
Die Anzahl der bestätigten Buchungen und Gäste sowie weitere Informationen und ein Link zur Veranstaltung werden außerdem im Tooltip beim Überfahren des Veranstaltungstermins im Kalender angezeigt.
Veranstaltungs-Extrafelder in Kalendern anzeigen
Eine Option „Im Kalender anzeigen“ von Extrafeldern für Veranstaltungen und Termine ermöglicht es ab sofort, diese Informationen in Kalendereinträgen der jeweiligen Veranstaltungstermine zu sehen.
Extrafelder für eine Veranstaltung werden in den Kalendereinträgen aller ihrer Termine angezeigt und von den Extrafeldern für Veranstaltungstermine visuell getrennt.
Veranstaltungs-Statistiken in Buchungsansichten einblenden
Die Tooltips für Veranstaltung und Termine in Buchungsansichten – d. h. sowohl Buchungsdetails als auch -listen – zeigen ab sofort zusätzliche Informationen zur Zahl der Teilnehmer*innen und Buchungen, um bspw. die Entscheidung zur Buchungsbestätigung zu erleichtern.
Extrafelder für mehrere Profile bearbeiten
Neben Labels zur einfachen Markierung von Profilen können mit Extrafeldern spezielle, relevante Informationen zu Profilen und Veranstaltungen strukturiert gespeichert und verarbeitet werden.
Ab sofort können solche Extrafelder für mehrere Profile gleichzeitig bearbeitet werden. In Profilübersichten (bspw. Profile – Personen anzeigen) und Gästelisten (Termin-Aktion „Gäste anzeigen“ in Listen von Veranstaltungsterminen) können dazu mehrere Profile ausgewählt und dann mit der Funktion „Stapelbearbeitung… – Extrafelder“ alle oder einzelne Extrafelder der ausgewählten Profile bearbeitet werden.
Termine von Referent*innen mit der Globalen Suche finden
Die Globale Suche findet ab sofort zu dem Namen eines Referenten oder einer Referentin auch die ihnen zugewiesenen Veranstaltungstermine.
Einem Stundenplan-Eintrag mehrere Referent*innen zuweisen
Den Einträgen der Stundenpläne von Veranstaltungsterminen können ab sofort mehrere Referent*innen zugewiesen werden.
Veranstaltungs-E-Mails in Kopie an zusätzliche Empfänger versenden
In den E-Mail-Einstellungen für alle oder einzelne Veranstaltungen können ab sofort für jede Vorlage E-Mail-Adressen angegeben werden, denen die jeweilige Mail in Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) zugestellt werden soll.
Bilder in E-Mail-Vorlagen und HTML-formatierte Texte einfügen
Zur Verbesserung der Performance und Vermeidung technischer Probleme haben wir das Einfügen von Bildern aus der Zwischenablage in E-Mail-Vorlagen und HTML-formatierte Texte eingeschränkt. Bilder können nichtsdestotrotz unverändert – und mit mehr Optionen – über die Funktion „Bild einfügen (Strg-G)“ eingebunden werden.
Hier sind sowohl ein Datei-Upload als auch eine Wiederverwendung schon vorhandener Dateien als auch das Einbinden extern gehosteter Bilder sowie übliche Formatierungen möglich.
Die Buchungsseite schneller einblenden
Die Aktions-Menüs der Einträge in den Listenansichten für Veranstaltungen und Termine enthalten ab sofort einen Link „Buchungsseite anzeigen“, über den direkt die Buchungsseite dieser Veranstaltung – sofern veröffentlicht – in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden kann.
Auch das Menüband der Veranstaltungs-Detailseiten enthält ab sofort einen solchen Link.
Adressvervollständigung auf der Buchungsseite
Online Buchende können ab sofort eine Adressvervollständigung nutzen. Beim Eingeben von Straße und Hausnummer schlägt SeminarDesk passende Adressen (Postleitzahl und Stadt) in Deutschland, Österreich und der Schweiz vor. Buchende können diese Vorschläge auch ignorieren, doch für die Meisten führen die Vorschläge zu einer Beschleunigung des Buchungsvorgangs sowie höherer Akkuratesse der eingegebenen Daten, wodurch wiederum die Aufwände für Datenbereinigungen sinken könnten.
Fälligkeitsdatum für Rechnungen angeben
Für Rechnungen kann vor dem Buchen nun ein Fälligkeitsdatum gesetzt werden. Dies kann auch in Rechnungs-Listen eingeblendet und dort für den Filter „Überfällige anzeigen“ verwendet werden.
Das Fälligkeitsdatum steht zudem über einen Platzhalter für E-Mails sowie für Berichte zur Verfügung. Ein Standard-Zahlungszeitraum für neue Rechnungen kann über die Organisationen und Rechnungstexte eingestellt werden.
Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.