Produkt-Update Juni 2023
In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Update vom Juni 2023 vorstellen:
- Zusammenfassung der Verpflegung aller Gäste einer Buchung anzeigen
- Verpflegungs-Statistiken in Kalenderansichten anzeigen
- Sonderwünsche im Zimmerkalender anzeigen
- Check-In-Status von Gästen im Zimmerkalender erfassen
- Mehr Informationen aus Rechnungsübersichten und Zahlungsübersicht gewinnen
- Abweichende Teilnahmegebühren für An- und Abreisetage einer Veranstaltung festlegen
- In Rechnungstexten Buchungsnummer, Fälligkeitsdatum und mehr über Platzhalter einsetzen
- Rechnungs-Referenznummern für Veranstaltungen und Termine vergeben
- Raumbuchungen kopieren
- Informationen zur Historie von Buchungszeilen einsehen
- Veranstaltungstermine informativ (d. h. nicht buchbar) veröffentlichen
- Mehrere Termine einer Veranstaltung gleichzeitig bearbeiten
Zusammenfassung der Verpflegung aller Gäste einer Buchung anzeigen
In der Detailansicht einer Buchung enthält der Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ ab sofort die Funktion „Zusammenfassung Verpflegung“: In einem Popup werden die gebuchten Mahlzeiten für alle Gäste für alle Tage der Buchung dargestellt und die Anzahl der Mahlzeiten pro Gast, pro Mahlzeit und insgesamt zusammengefasst.
Die Übersicht lässt sich mit einem Filter auf bestimmte Gäste einschränken. Durch Klick auf den Namen eines Gasts können dessen Details zur Verpflegung bearbeitet werden.
Hinweis: Bei Änderung der gebuchten Mahlzeiten passt SeminarDesk ggf. den Preis entsprechend der hinterlegten Preisliste an. Ist das nicht gewünscht, muss nachträglich ein „tatsächlicher Preis“ festgelegt werden.
Verpflegungs-Statistiken in Kalenderansichten anzeigen
Die „Statistik“-Zeilen in den Kalenderansichten Buchungskalender und Zimmerkalender können ab sofort entsprechend eigener Vorlagen für Kalenderdaten gestaltet werden.
Dies ermöglicht nun auch die Anzeige der gebuchten Mahlzeiten pro Tag in den genannten Kalendern.
Die Vorlagen werden unter Verwaltung – Vorlagen – Vorlagen Kalenderdaten mithilfe der aus E-Mail-Vorlagen bekannten HTML-Editor und Platzhalter erstellt und in den Benutzereinstellungen individuell ausgewählt.
Hinweise:
- Ohne ausgewählte Vorlage werden die Statistiken im bekannten Umfang angezeigt.
- Um die Bearbeitung von Vorlagen zu ermöglichen oder zu verwehren, existiert in der Benutzerverwaltung die Berechtigung „Verwaltung – Vorlagen anzeigen/bearbeiten“.
Sonderwünsche im Zimmerkalender anzeigen
Sonderwünsche vom Typ „Unterkunft“ mit Option „Im Kalender anzeigen“ werden ab sofort auch im Zimmerkalender angezeigt. Zusätzlich zu der bekannten Darstellung im Tooltip enthalten die Beschriftungen der entsprechenden Kalendereinträge nun ebenfalls die Kürzel der gebuchten Sonderwünsche.
Check-In-Status von Gästen im Zimmerkalender erfassen
Die seit dem März-Update verfügbare Erfassung des Check-In-Status von Gästen bestätigter Buchungen ist ab sofort auch im Zimmerkalender möglich.
Die Tooltips der Kalendereinträge unter Zimmerverwaltung – Kalender anzeigen und Zimmerverwaltung – Zimmerverteilung nach Zeitraum zeigen nun – wie in den Buchungsdetails – den Check-In-Status und ermöglichen ggf. die Eingabe von Check-In bzw. Check-Out.
Mehr Informationen aus Rechnungsübersichten und Zahlungsübersicht gewinnen
Rechnungsübersichten, bspw. unter Rechnungen – Rechnungen anzeigen, zeigen ab sofort am Ende der Liste eine Zeile mit Angaben zur Anzahl der angezeigten Rechnungen sowie den Summen von „Betrag“, „Zahlung“ und „Saldo“.
Die Übersicht über alle Zahlungen für Buchungen unter Rechnungen – Zahlungsübersicht enthält außerdem ab sofort Spalten für Bemerkungen und ggf. Stripe ID von Zahlungen und ist nun auch anpassbar.
Abweichende Teilnahmegebühren für An- und Abreisetage einer Veranstaltung festlegen
Bei der Festlegung von Teilnahmegebühren mit Berechnungsart „Pro Tag“ können ab sofort abweichende Preise für den ersten und letzten Tag der Teilnahme angegeben werden.
Bei der Berechnung der Teilnahmegebühr wird diese abweichende Gebühr für den ersten bzw. letzten Tag des gebuchten Teilnahme-Zeitraums des Gasts angesetzt.
In Rechnungstexten Buchungsnummer, Fälligkeitsdatum und mehr über Platzhalter einsetzen
Die Liste zur Verfügung stehender Platzhalter für Rechnungstexte enthält ab sofort auch solche mit der Buchungsnummer, den Referenznummern, dem Fälligkeitsdatum, Nummer und Datum der stornierten Rechnung und weiteren.
Für die Rechnungstexte und auch die Rechnungsnummer stehen viele der aus E-Mail-Vorlagen bekannten Platzhalter zur Verfügung; sie können über den Link „Hinweise zu Platzhaltern“ eingeblendet werden. Die so eingeblendete Liste unterscheidet nun zwischen den für den jeweiligen Text verfügbaren Platzhaltern und weist außerdem darauf hin, ob die Ersetzung des Platzhalters beim Erstellen oder beim Buchen der Rechnung erfolgt.
Rechnungs-Referenznummern für Veranstaltungen und Termine vergeben
Die in Rechnungen verwendbaren Referenznummern können neben einzelnen Buchungen ab sofort auch an Veranstaltungen und Terminen vergeben werden. Die Eingabefelder befinden sich beim Bearbeiten einer Veranstaltung im Abschnitt „Allgemein“ bzw. beim Bearbeiten eines Termins im Reiter „Termin“, Abschnitt „Weitere Angaben“.
Sollten mehrere Referenznummern vergeben worden sein, werden sie in Rechnungsübersichten und -details sowie im Platzhalter [RechnungsNummer] weiterhin als Aufzählung angezeigt. Für Berichtsvorlagen enthält die Datenquelle „Invoices“ nun zusätzliche Felder mit den Referenznummern aus der Rechnung zugrundeliegenden Veranstaltungen, Terminen bzw. Buchungen.
Raumbuchungen kopieren
Bestehende Raumbuchungen ohne Terminbezug lassen sich ab sofort vervielfältigen, um einen Veranstaltungsraum bspw. wöchentlich zu blockieren.
In der Liste der Raumbuchungen (Raumbuchungen – Liste anzeigen) enthält die Spalte „Aktionen“ der entsprechenden Einträge dafür die Aktion „Kopieren“, womit eine bestimmte Anzahl von Kopien der Raumbuchung in einem bestimmten Intervall (Dauer vom Beginn der Raumbuchung bis zum Beginn der nächsten Kopie) angelegt werden können.
Informationen zur Historie von Buchungszeilen einsehen
Die Buchungszeilen im Abschnitt „Gäste und Buchungsdetails“ der Buchungsdetails bieten ab sofort über das Info-Icon am Ende der Zeile Informationen zu ihrer Historie. So ist ersichtlich, wer wann Änderungen an der Zeile vorgenommen hat
Veranstaltungstermine informativ (d. h. nicht buchbar) veröffentlichen
Bei der Definition von Terminstatus kann ab sofort zwischen den Eigenschaften „Buchung erlaubt“ und „Veröffentlichung erlaubt“ unterschieden werden. So ist es nun möglich, Veranstaltungstermine in einen Status zu versetzen, der zwar eine Veröffentlichung auf der Buchungsseite, per API oder mittels Webhook ermöglicht, jedoch generell keine Buchungen zulässt.
Mehrere Termine einer Veranstaltung gleichzeitig bearbeiten
Beim Bearbeiten einer Veranstaltung können im Abschnitt „Termine“ ab sofort mehrere Veranstaltungstermine selektiert und über die Tabellenfunktion „Einstellungen ändern“ in gewissem Umfang gleichzeitig bearbeitet werden.
Zum Ändern eines Wertes der zuvor ausgewählten Veranstaltungstermine wird für diesen „Aktuellen Wert bearbeiten…“ ausgewählt und darunter der neue Wert eingegeben. Dieser neue Wert überschreibt dann die evtl. gesetzten Werte der ausgewählten Termine. Für einige Werte steht eine Funktion zum Aktualisieren bestehender Buchungen zur Verfügung. Der Button „Aktuelle Angaben behalten“ am Ende des Dialogs setzt alle Eingaben zurück, ohne den Dialog abzubrechen.
Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!
Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.