Checkliste Ersteinrichtung

Die folgende Checkliste dient als Übersicht und Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Ersteinrichtung von SeminarDesk. Wir beginnen die Checkliste mit den obligatorischen Schritten (1 – 6), die für die Grundeinrichtung von SeminarDesk notwendig sind. Im Anschluss daran gehen wir durch die optionalen Schritte (7 – 14), welche die Einrichtung weiterer SeminarDesk-Funktionen beinhalten.

Obligatorische Schritte

1. Benutzerzugänge anlegen und Berechtigungen vergeben

Zu Beginn sollte für jede Person, die mit SeminarDesk arbeitet, ein eigener Zugang angelegt werden. Die Einstellungen hierfür sind unter dem Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung zu finden.

Wenn ein Zugang angelegt bzw. bearbeitet wird, muss diesem eine zuvor definierte Rolle zugeteilt werden. Durch die Auswahl der Rolle ergeben sich die Berechtigungen für diesen Benutzerzugang. Durch die Verwendung unterschiedlicher Rollen ist es also möglich, unterschiedlichen Personenkreisen eine individuelle Auswahl von Berechtigungen zu erteilen.

Mehr Informationen in den Artikeln zu Rollen und Berechtigungen sowie zur Benutzerverwaltung.

2. Rechtliche Informationen hinzufügen

In einem zweiten Schritt sollten sodann Links zur Unternehmenswebsite, einem Impressum, den AGBs und der Datenschutzerklärung hinzugefügt werden, insbesondere, wenn später die SeminarDesk-Buchungsseite verwendet werden soll. 

Die Einstellungen hierzu finden sich unter dem Menüpunkt Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Einstellungen Buchungsseite.

Weitere Informationen zu den allgemeinen Unternehmenseinstellungen finden sich hier.

3. E-Mail-Einstellungen festlegen

Wenn über SeminarDesk E-Mails (bspw. Status-E-Mails wie Anmelde- oder Bestätigungs-E-Mail oder Rechnungs-E-Mails) verschickt werden sollen, so können diese über einen eigenen E-Mail-Server versendet werden. 

Die SMTP-Servereinstellungen und Absende-E-Mailadresse werden über den Menüpunkt Verwaltung – Setup – E-Mails – E-Mail-Konten festgelegt. Weitere Details hierzu gibt es im Artikel zu E-Mail-Konten.

4. E-Mail-Vorlagen anlegen

Unter dem Menüpunkt Verwaltung – Setup – E-Mails – Standard-E-Mail-Einstellungen können sodann die Vorlagen für die Status-E-Mails (Eingangsbestätigung, Bestätigung, Warteliste und Stornierung) und Rechnungs-E-Mail bearbeitet werden. Weitere Informationen zum Editieren der E-Mail-Vorlagen gibt es hier, zur Nutzung von Platzhaltern hier.

5. Rechnungsinformationen hinterlegen

Um über SeminarDesk Rechnungen erstellen zu können, müssen zunächst über den Menüpunkt Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte die notwendigen Angaben wie Adresse und Kontaktdaten, ggf. Steuernummer, das Rechnungsnummernformat sowie Vorlagen für Einleitungs- und Schlusstexte festgelegt werden. In SeminarDesk ist außerdem eine einfache Druckvorlage für Rechnungen enthalten. Weitere Informationen gibt es im Artikel zu Organisationen und Rechnungstexten.

6. Berichtsvorlagen erstellen

Detaillierte Berichte und umfangreiches Reporting sind ein entscheidender Bestandteil von SeminarDesk. Weitere Berichte können über den Menüpunkt Verwaltung – Berichtsvorlagen angepasst oder neu erstellt werden. Mehr Informationen zum Berichtswesen gibt es hier.

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Optionale Schritte

Die folgenden Schritte werden nur dann benötigt, wenn bestimmte erweiterte Funktionen von SeminarDesk wie die Verwaltung von Unterkunft, Verpflegung oder Veranstaltungsräumen oder Extrafelder verwendet werden sollen.

7. Zimmer und Zimmertypen anlegen

Um die Buchung und Zuordnung eigener Unterkünfte zu nutzen, müssen unter Verwaltung – Setup – Ressourcen – Zimmer und Zimmertypen die vorhandenen Unterkunftstypen bzw. -kategorie sowie die konkreten Zimmer angelegt werden. Weiteren Informationen hierzu gibt es im Artikel über die Zimmerverwaltung.

8. Preislisten anlegen

Um Unterkunfts- und Verpflegungs-Leistungen anzubieten bzw. diese separat abrechnen zu können, müssen unter Verwaltung – Preislisten entsprechende Preislisten angelegt werden. Weitere Informationen hierzu gibt es im Artikel über Preislisten.

9. Veranstaltungsräume anlegen

In SeminarDesk können außerdem eigene Veranstaltungsräume verwaltet und bspw. einzelnen Veranstaltungsterminen zugewiesen werden. Dazu müssen diese Räume unter Verwaltung – Setup – Ressourcen – Veranstaltungsräume angelegt werden. Mehr zu diesem Thema gibt es hier.

10. Zusatzfelder für das Buchungsformular erstellen

Mit Hilfe der sog. Zusatzfelder können während der Onlinebuchung weitere Informationen abgefragt werden. Unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Buchungsformular lassen sich bspw. auch unterschiedliche Felder für Kinder und Erwachsene anlegen. Weiteren Informationen hierzu gibt es im Artikel über Zusatzfelder.

11. Profile, Veranstaltungen und Termine mit Extrafeldern erweitern

Veranstaltungen, Termine und Profile verfügen über bestimmte Standard-Felder. Sollen in SeminarDesk darüber hinaus weitere Informationen zu diesen Einträgen hinterlegt werden, so können dafür über Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder entsprechende Felder angelegt werden. Weitere Informationen zur Erstellung der Extrafelder gibt es hier und hier.

12. Zahlungsarten, Equipment und Veranstaltungsorte hinzufügen

Unter dem Menüpunkt Verwaltung lassen sich weitere unternehmensrelevante Daten und Listen verwalten. So können bspw. Zahlungsarten vorab festgelegt werden, um Zahlungen einfacher und schneller zu erfassen. Equipment samt Mietpreis können vorab angelegt werden, um diese nicht immer manuell einbuchen zu müssen. Zudem können, falls vorhanden, externe Veranstaltungsorte angelegt werden. Weitere Informationen hierzu in den Artikeln über Zahlungsarten, Equipment und Veranstaltungsorten.

13. Webeinstellungen standardisieren

Für jede Veranstaltung können die sog. Webeinstellungen separat eingestellt werden, über welche die Onlinebuchung für diese Veranstaltung gesteuert wird. Diese beinhalten bspw. die Anzeige auf der Veranstaltungsübersichtsseite, Optionen zur Anzeige der Preise und der Referent*innen. Diese Einstellungen können unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Standard-Webeinstellungen als Grundeinstellung hinterlegt werden, welche sodann für neue Veranstaltungen übernommen werden. Weitere Informationen hierzu gibt der Artikel über die Webeinstellungen einer Veranstaltung.

14. Sonderwünsche und Rabattcodes anlegen

Schließlich können noch hilfreiche zusätzliche Funktionen aktiviert werden. Um Sonderwünsche bzgl. der Verpflegung (bspw. vegan, glutenfrei usw.) oder Unterkunft (bspw. allergiefreie Bettwäsche) während der Buchung zu berücksichtigen, müssen diese zunächst unter Verwaltung – Sonderwünsche angelegt werden. Dies gilt auch für die Rabatte unter dem Menüpunkt Verwaltung – Rabattcodes. Mehr Information hierzu finden sich in den Artikeln über Sonderwünsche bzw. Rabattcodes.