Checkliste Ersteinrichtung

Die folgende Checkliste dient als Übersicht und Schritt-für-Schritt-Anleitung vor und nach der SeminarDesk-Schulung und ist primär für Administratoren und Projektleiter bestimmt.

Wir beginnen die Checkliste mit den obligatorischen Schritten (1. – 6.), die für die Grundeinrichtung von SeminarDesk notwendig sind. Im Anschluss daran gehen wir durch die optionalen Schritte (7. – 14.), die die Einrichtung der meistgenutzten SeminarDesk-Funktionen beinhalten.

Obligatorische Schritte

Neue Benutzer anlegen und Zugangsrechte vergeben

Zu Beginn sollte für jeden Nutzer ein eigenes Benutzerkonto angelegt werden. Die Einstellungen hierfür findest Du unter dem Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung.

Wenn ein Benutzer bearbeitet wird, können Benutzerrechte vergeben werden. Dies ist z.B. nützlich, um bestimmten Personen im Unternehmen keine Administratorenrechte zu geben oder bestimmte Funktionen und Bereiche für Benutzer komplett auszublenden. 

Personen, die sich beispielsweise ausschließlich um das Anreisemanagement und Buchungen kümmern, kann auf diese Weise der Zugriff auf die allgemeinen Unternehmenseinstellungen, Webeinstellungen, E-Mail-Vorlagen und Vergabe von Benutzerrechten vorenthalten werden.

Mehr Informationen zu den Benutzerrechten findest Du in diesem Artikel.

Rechtliche Informationen hinzufügen

In einem zweiten Schritt sollten Links zur Unternehmenswebsite, einem Impressum, den AGB und der Datenschutzerklärung hinzugefügt werden, insbesondere wenn später die SeminarDesk-Buchungsseite verwendet werden soll. 

Die Einstellungen hierfür finden sich unter dem Menüpunkt Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Einstellungen Buchungsseite.

Mehr Informationen zu den allgemeinen Unternehmenseinstellungen finden sich hier.

E-Mail-Einstellungen festlegen

Wenn automatisierte E-Mails (z.B. Anmelde-, Bestätigungs- oder Rechnungs-E-Mails) über SeminarDesk verschickt werden sollen, so können diese über den eigenen E-Mail-Server versendet werden. 

Die SMTP-Servereinstellungen und Absende-E-Mailadresse werden über den Menüpunkt Verwaltung – Setup – E-Mails – E-Mail-Konten festgelegt. Weitere Details zur Einrichtung der E-Mail-Konten findest du hier.

Rechnungstexte anlegen

Über SeminarDesk können Rechnungen für Buchungen erstellt werden, die auf Wunsch per E-Mail versendet werden können. Zu Beginn muss eine Rechnungsvorlage für mindestens eine Organisation erstellt werden. Über den Menüpunkt Verwaltung – Setup – Organisationen und Rechnungstexte werden die Adresse, Rechnungsnummernformat, Einleitungs- und Schlusstexte festgelegt. Mehr Information zum Anlegen von Organisationen und Rechnungstexten findest Du hier

E-Mail-Texte und Vorlagen anlegen

Ähnlich wie das Anlegen von Rechnungstexten können E-Mail-Vorlagen als Text oder in HTML hinterlegt werden. Unter dem Menüpunkt Verwaltung – Setup – E-Mails – Standard-E-Mail-Einstellungen können die Vorlagen für bspw. Anmelde-E-Mail, die Bestätigungs-E-Mail und Rechnungs-E-Mail bzw. Storno-E-Mail bearbeitet werden. Mehr Information zum Editieren der E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern findest Du hier

Berichtsvorlagen erstellen

Detaillierte Berichte und umfangreiches Reporting sind ein entscheidender Bestandteil von SeminarDesk. Einige hilfreiche Listen und Dokumente stehen bereits zur Verfügung. Weitere Berichte können über den Menüpunkt Verwaltung – Berichte angepasst oder neu erstellt werden. Mehr Informationen zum Berichtswesen findest Du hier.


Optionale Schritte

Die folgenden Einstellungen sind optional bzw. werden benötigt, wenn SeminarDesk für Veranstaltungen mit z.B. Übernachtungen, Verpflegung und Tagungsräumen verwendet wird oder um Personenprofile und Zusatzfelder für Buchungsfelder anzupassen.

Preislisten anlegen

Um Buchungen zzgl. Logis und Verpflegung anzubieten und diese separat abzurechnen, müssen zuerst unter Verwaltung – Preislisten eine oder mehrere Preislisten angelegt werden. Mehr Informationen zu den Preislisten findest Du hier

Veranstaltungsräume anlegen

SeminarDesk erlaubt es Dir, Deinen Veranstaltungsterminen Veranstaltungsräume zuzuweisen. Um die Raumbuchungsansichten zu verwenden, müssen die vorhandenen Räume zunächst unter Verwaltung – Setup – Ressourcen – Veranstaltungsräume erstellt werden. Mehr zu diesem Thema findest Du hier

Zimmer und Zimmertypen anlegen

Um die Zimmerverwaltung zu verwenden, müssen diese unter Verwaltung – Setup – Ressourcen – Zimmer und Zimmertypen einmalig angelegt bzw. definiert werden. Mehr Informationen zur Zimmerverwaltung findest du hier.

Zusatzfelder für das Buchungsformular erstellen

Mit Hilfe der Zusatzfelder können weitere Daten von Buchern und Teilnehmern abgefragt werden. Unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Buchungsformular lassen sich z.B. auch unterschiedliche Felder für Kinder und Erwachsene anlegen. Mehr Informationen zu den Zusatzfeldern findest du hier.

Profile, Veranstaltungen und Termine mit Extrafeldern erweitern

Profile, Veranstaltungen und Termine verfügen über verschiedene Standard-Datenfelder. Weitere Datenfelder können über Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder angelegt werden. Mehr Information zur Erstellung der Extrafelder findest du hier.

Zahlungsarten, Equipment und Veranstaltungsorte hinzufügen

Unter dem Menüpunkt Verwaltung lassen sich noch weitere unternehmensrelevante Daten anlegen. So können z.B. Zahlungsarten vorab festgelegt werden, um Zahlungen einfacher und schneller zu erfassen. Equipment und Preise können vorab angelegt werden, um diese nicht immer manuell einbuchen zu müssen. Zudem können, falls vorhanden, weitere Veranstaltungsorte angelegt werden. Hier findest Du mehr Informationen zu ZahlungsartenEquipment und Veranstaltungsorte.

Webeinstellungen standardisieren

Für jede Veranstaltung können die Webeinstellungen separat eingestellt werden. Dies beinhaltet z.B. die Verfügbarkeit auf der Veranstaltungsübersichtsseite oder die Anzeige der Preise und des Veranstaltungsleiters. Diese Einstellungen können unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Standard-Webeinstellungen als Vorlage gespeichert werden. Mehr Informationen zu den Webeinstellungen findest Du hier.

Sonderwünsche und Rabattcodes anlegen

Schließlich können noch hilfreiche zusätzliche Funktionen aktiviert werden. Um Sonderwünsche bei Verpflegung (z.B. vegan, glutenfrei) oder Logis (z.B. allergiefreie Bettwäsche) während der Buchung zu berücksichtigen, müssen diese zuerst unter Verwaltung – Sonderwünsche angelegt werden. Dies gilt auch für die Rabatte unter dem Menüpunkt: Verwaltung – Rabattcodes. Mehr Information zu den Sonderwünschen findest Du hier.

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