SeminarDesk Hilfe-Center

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Antworten und Tipps vom SeminarDesk-Team

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  • Wie benutze ich SeminarDesk?

    Erste Schritte in SeminarDesk mit Tipps zu Aufbau und Benutzung der Oberfläche, zu den Übersichts-Ansichten, zur Einrichtung individueller Kalender- und Listenansichten sowie Filtern.
    • Navigation und Hauptmenü
    • Listen filtern und durchsuchen
    • Listenansichten anpassen
    • Listen gruppieren
    • Spalten ein- oder ausblenden
    • Detailinformationen anzeigen
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  • Veranstaltungen und Termine

    Veranstaltungen und Termine erstellen, mehrteilige Veranstaltungen und mehr
    • Equipment
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
    • Kostenvorlagen für Veranstaltungskosten
    • Extrafelder für Veranstaltungen und Termine
    • Veranstaltungen und Veranstaltungstermine
    • Neue Veranstaltung anlegen
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  • Buchungen

    Buchungen anlegen und bearbeiten, Status ändern, Bestätigungen versenden
    • Buchungen und Buchungsansichten
    • Neue Buchung anlegen
    • Neue Gruppenbuchung anlegen
    • Über die Stapelanlage schnell mehrere Buchungen für einen Termin anlegen
    • Zusätzliche Mahlzeiten
    • Gastarten
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  • Buchungsseite

    Online-Buchungsseite und -Veranstaltungsübersicht einrichten und anpassen
    • Webeinstellungen einer Veranstaltung
    • Menüs und Inhaltsseiten für die Buchungsseite
    • Buchungsformular bearbeiten
    • Zusatzfelder für die Online-Buchung
    • Veranstaltungstermin von/bis Datum veröffentlichen
    • Verknüpfung von SeminarDesk mit einer bestehenden Webseite
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  • Personen- und Firmenprofile

    Alles über Teilnehmer-, Firmen- und Referentenprofile
    • Neue Personen und Firmen anlegen
    • Dubletten zusammenführen
    • Extrafelder für Profile
    • Eine Person als Referent*in markieren
    • Adressprüfungsdienst
    • Verknüpfung von Profilen
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  • Raumbuchungen

    Wie werden Veranstaltungsräume zugewiesen und welche Ansichten für die Raumbuchungen gibt es?
    • Neue Raumbuchung anlegen
    • Neuen Veranstaltungsraum anlegen
    • Miete für Veranstaltungsraum in Rechnung stellen
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  • Zimmerverwaltung

    Mit SeminarDesk können nicht nur Buchungen für Veranstaltungen entgegen genommen und verwaltet werden sowie weitere Leistungen wie Unterkunft in Rechnung gestellt werden. Die Zimmerverwaltung geht einen Schritt weiter und ermöglicht es, Buchungen (bzw. den einzelnen Gästen in der Buchung) Zimmer zuzuweisen und Belegungen mit Hilfe von Listen und Kalenderansichten zu organisieren.
    • Neue Zimmerbelegung anlegen
    • Zimmer zuweisen
    • Zimmer und Zimmertypen
    • Kalenderansicht der Zimmerbelegungen
    • Belegungsstatistik
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
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  • Customer Relationship Management (CRM)

    Mit den SeminarDesk-CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) lassen sich mit beliebigen Filtern Listen von Profilen als Zielgruppen generieren, die dann mittels der Aktionen bspw. als Excel-Datei exportiert oder als Basis für die Generierung eines Berichts oder den Versand einer Serien-E-Mail verwendet werden können.
    • Serien-E-Mails an Personen versenden
    • Zielgruppen und Aktionen
    • Serienbriefe an Liste von Profilen erstellen
    • Profile exportieren
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  • E-Mails versenden

    • Standard-E-Mail-Einstellungen
    • E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung
    • E-Mail an alle Teilnehmer*innen eines Veranstaltungstermins versenden
    • Serien-E-Mails an Personen versenden
    • E-Mail-Platzhalter, -Bausteine und -Vorlagen
    • E-Mail-Benachrichtigung bei Buchungseingang versenden
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  • Angebote

    Mit den hier beschriebenen Funktionen lassen sich in SeminarDesk Angebote (d. h. Offerten als Antwort auf eine Kundenanfrage) erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen.
    • Einstellungen und Vorlagen für Angebote
    • Angebote erstellen und bearbeiten
    • Angebote nachverfolgen
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  • Rechnungen und Zahlungen

    • Organisationen und Rechnungstexte
    • Rechnungen erstellen
    • Zahlungen erfassen
    • Rechnungen zusammenführen
    • Zahlungswunsch für Buchung abfragen
    • Zahlungen importieren
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  • Benutzerkonto-Verwaltung

    Passwort ändern, benutzerdefinierte Einstellungen, Sprache und mehr...
    • Meine Einstellungen
    • Sprache wechseln
    • Passwort, E-Mail-Adresse, Benutzername ändern
    • Fehlermeldung beim Login
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  • Verwaltung

    Alle Einstellungen aus dem Menü "Verwaltung" detailliert erklärt
    • Benutzerverwaltung
    • Allgemeine Einstellungen
    • Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges
    • Equipment
    • Sonderwünsche
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
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  • Ersteinrichtung (für Admins)

    Checklisten und hilfreiche Tips zur Ersteinrichtung und den SeminarDesk-Standardeinstellungen
    • Checkliste Ersteinrichtung
    • Buchungsseite-Einstellungen
    • E-Mail-Konten für den Versand von E-Mails hinterlegen
    • Anreden, Titel und Ansprachen
    • Preisstufen anlegen
    • Komplexe Preislisten mit Preisstufen und Altersstufen
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  • Integrationen

    • Verknüpfung von SeminarDesk mit einer bestehenden Webseite
    • Plugin für WordPress
    • Webhooks
    • API für Veranstaltungen, Termine und Buchungen
    • Kalenderdaten über iCalendar-Feeds exportieren
    • Online-Zahlung via Stripe
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Die neusten Produkt-Updates

  • Produkt-Update Mai 202621.05.2026
    Widerrufsbutton im Footer der Buchungsseite hinterlegen, Externe Bezeichnung für Zimmertypen vergeben, Zertifikate per E-Mail versenden, Gastanzahl nach Zimmertyp in Kalendereintragsvorlagen anzeigen, gelöschte Buchungen, Termine und Veranstaltungen wiederherstellen sowie lesbare Dateinamen für Berichts-Anhänge in E-Mails festlegen.
  • Produkt-Update April 202614.04.2026
    Rechnungen direkt aus der Buchungsliste erstellen, Teilnahmegebühr-Preislisten als inaktiv markieren, Aktivitäten von Tochterorganisationen im Firmenprofil einsehen, Änderungen bei Rabattcodes bzgl. der Gültigkeitszeiträume, Veranstaltungsort und Zusatzinformationen im E-Mail-iCalendar-Anhang übertragen.
  • Produkt-Update März 202619.03.2026
    Im Online-Konto Bankdaten hinterlegen und beim Online-Buchen mit Lastschrift-Zahlungswunsch vorausfüllen lassen, Dokumente und verknüpfte Veranstaltungen in Profilen einsehen, E-Mails aus der Historie an beliebige Adressen erneut senden, Profil-Extrafelder in Serien-E-Mails an Gäste verwenden, Personen per Telefonnummer suchen und mehr.
  • Produkt-Update Februar 202605.03.2026
    Umfragen entwerfen, durchführen und auswerten, Beschreibungsvorlagen für iCalendar-Feeds von Veranstaltungsterminen hinterlegen, Raumnamen in iCalendar-Feeds für Raumbuchungen und Zimmerbelegungen sehen, Berechnungsart für Equipment-Mieten festlegen, Angebote in Personen- und Firmenprofilen einsehen, „Primär“-Markierung bei Firmenverknüpfungen in Personenprofilen entfernen, Microsoft 365-Konto per OAuth 2.0 als E-Mail-Absender verbinden und mehr.
  • Produkt-Update Januar 202619.01.2026
    Rechnungsempfänger einzelner Buchungen und Rechnungen festlegen, iCalendar-Feeds für Veranstaltungen ohne stornierte Veranstaltungen empfangen, Berichte direkt in die Medienbibliothek speichern, Umsatzverteilung für Veranstaltungsräume und Equipment festlegen, separate Rechnungsnummern für Gutschrift/Erstattungs-Rechnungen vergeben, verbesserte Kompatibilität bei Storno-E-Rechnungen und mehr.
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