SeminarDesk Hilfe-Center

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Antworten und Tipps vom SeminarDesk-Team

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  • Ersteinrichtung (für Admins)

    Checklisten und hilfreiche Tips zur Ersteinrichtung und den SeminarDesk-Standardeinstellungen
    • Checkliste Ersteinrichtung
    • Buchungsseite-Einstellungen
    • E-Mail-Konten für den Versand von E-Mails hinterlegen
    • Anreden, Titel und Ansprachen
    • Preisstufen anlegen
    • Komplexe Preislisten mit Preisstufen und Altersstufen
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  • Wie benutze ich SeminarDesk?

    Erste Schritte in SeminarDesk mit Tipps zu Aufbau und Benutzung der Oberfläche, zu den Übersichts-Ansichten, zur Einrichtung individueller Kalender- und Listenansichten sowie Filtern.
    • Navigation und Hauptmenü
    • Listen filtern und durchsuchen
    • Listenansichten anpassen
    • Listen gruppieren
    • Spalten ein- oder ausblenden
    • Detailinformationen anzeigen
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  • Veranstaltungen und Termine

    Veranstaltungen und Termine erstellen, mehrteilige Veranstaltungen und mehr
    • Equipment
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
    • Kostenvorlagen für Veranstaltungskosten
    • Extrafelder für Veranstaltungen und Termine
    • Veranstaltungen und Veranstaltungstermine
    • Neue Veranstaltung anlegen
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  • Buchungsseite

    Online-Buchungsseite und -Veranstaltungsübersicht einrichten und anpassen
    • Webeinstellungen einer Veranstaltung
    • Menüs und Inhaltsseiten für die Buchungsseite
    • Buchungsformular bearbeiten
    • Zusatzfelder für die Online-Buchung
    • Veranstaltungstermin von/bis Datum veröffentlichen
    • Verknüpfung von SeminarDesk mit einer bestehenden Webseite
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  • Buchungen

    Buchungen anlegen und bearbeiten, Status ändern, Bestätigungen versenden
    • Buchungen und Buchungsansichten
    • Neue Buchung anlegen
    • Neue Gruppenbuchung anlegen
    • Über die Stapelanlage schnell mehrere Buchungen für einen Termin anlegen
    • Zusätzliche Mahlzeiten
    • Gastarten
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  • E-Mails versenden

    • Standard-E-Mail-Einstellungen
    • E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung
    • E-Mail an alle Teilnehmer*innen eines Veranstaltungstermins versenden
    • Serien-E-Mails an Personen versenden
    • E-Mail-Platzhalter, -Bausteine und -Vorlagen
    • E-Mail-Benachrichtigung bei Buchungseingang versenden
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  • Personen- und Firmenprofile

    Alles über Teilnehmer-, Firmen- und Referentenprofile
    • Neue Personen und Firmen anlegen
    • Dubletten zusammenführen
    • Extrafelder für Profile
    • Eine Person als Referent*in markieren
    • Adressprüfungsdienst
    • Verknüpfung von Profilen
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  • Customer Relationship Management (CRM)

    Mit den SeminarDesk-CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) lassen sich mit beliebigen Filtern Listen von Profilen als Zielgruppen generieren, die dann mittels der Aktionen bspw. als Excel-Datei exportiert oder als Basis für die Generierung eines Berichts oder den Versand einer Serien-E-Mail verwendet werden können.
    • Serien-E-Mails an Personen versenden
    • Zielgruppen und Aktionen
    • Serienbriefe an Liste von Profilen erstellen
    • Profile exportieren
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  • Angebote

    Mit den hier beschriebenen Funktionen lassen sich in SeminarDesk Angebote (d. h. Offerten als Antwort auf eine Kundenanfrage) erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen.
    • Einstellungen und Vorlagen für Angebote
    • Angebote erstellen und bearbeiten
    • Angebote nachverfolgen
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  • Rechnungen und Zahlungen

    • Organisationen und Rechnungstexte
    • Rechnungen erstellen
    • Zahlungen erfassen
    • Rechnungen zusammenführen
    • Zahlungswunsch für Buchung abfragen
    • Zahlungen importieren
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  • Verwaltung

    Alle Einstellungen aus dem Menü "Verwaltung" detailliert erklärt
    • Benutzerverwaltung
    • Allgemeine Einstellungen
    • Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges
    • Equipment
    • Sonderwünsche
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
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  • Raumbuchungen

    Wie werden Veranstaltungsräume zugewiesen und welche Ansichten für die Raumbuchungen gibt es?
    • Neue Raumbuchung anlegen
    • Neuen Veranstaltungsraum anlegen
    • Miete für Veranstaltungsraum in Rechnung stellen
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  • Zimmerverwaltung

    Mit SeminarDesk können nicht nur Buchungen für Veranstaltungen entgegen genommen und verwaltet werden sowie weitere Leistungen wie Unterkunft in Rechnung gestellt werden. Die Zimmerverwaltung geht einen Schritt weiter und ermöglicht es, Buchungen (bzw. den einzelnen Gästen in der Buchung) Zimmer zuzuweisen und Belegungen mit Hilfe von Listen und Kalenderansichten zu organisieren.
    • Neue Zimmerbelegung anlegen
    • Zimmer zuweisen
    • Zimmer und Zimmertypen
    • Kalenderansicht der Zimmerbelegungen
    • Belegungsstatistik
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
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  • Benutzerkonto-Verwaltung

    Passwort ändern, benutzerdefinierte Einstellungen, Sprache und mehr...
    • Meine Einstellungen
    • Sprache wechseln
    • Passwort, E-Mail-Adresse, Benutzername ändern
    • Fehlermeldung beim Login
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  • Integrationen

    • Verknüpfung von SeminarDesk mit einer bestehenden Webseite
    • Plugin für WordPress
    • Webhooks
    • API für Veranstaltungen, Termine und Buchungen
    • Kalenderdaten über iCalendar-Feeds exportieren
    • Online-Zahlung via Stripe
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Die neusten Produkt-Updates

  • Produkt-Update November 202521.11.2025
    Auf der Buchungsseite Hinweise und Sonderwünsche zu Unterkunft und Verpflegung trennen, beliebig viele E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Kommunikation vorhalten, zusätzliche Titel auf der Buchungsseite abfragen, ZIP-Archiv-Dateien an Veranstaltungstermine anhängen sowie Änderungen zur Übernahme geänderter Rechnungsadresse von Online-Buchungen, Erweiterung der API-Payloads und Update des Plugin für WordPress.
  • Produkt-Update Oktober 202524.10.2025
    Buchungsformular-Schritt „Details“ überspringen, Buchungsformular-Zusatzfeld-Dateityp einschränken, Teilrechnungen nach erfolgter Erstrechnung erstellen, Erweiterungen von Berichts-Datenquellen sowie Webhooks- und API-Payloads, Bankverbindung notwendig für E-Rechnungen.
  • Produkt-Update September 202518.09.2025
    Preislisten für Sonstige Leistungen kombinieren, Veranstaltungsraum-Miete pro Nacht, Veranstaltungsstatistiken exportieren, standardisierte Telefonnummern-Eingabe auf der Buchungsseite, geänderte Mahlzeitenplanung bei Nutzung von „Flexibler Teilnahme“ und Einiges mehr.
  • Produkt-Update Juli 202501.08.2025
    Geändertes Verhalten bei Online-Zahlung für Veranstaltungen mit erforderlicher Online-Zahlung und mehr Daten in Listenansichten.
  • Produkt-Update Juni 202504.07.2025
    Details der Einträge im Zimmerkalender definieren, Gäste einer Buchung duplizieren, Buchungsgäste mehrfach zulassen, Preisstufen deaktivieren, Veranstaltungstermine auf der Buchungsseite ohne Uhrzeit anzeigen und Einiges mehr.
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