SeminarDesk Hilfe-Center

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Antworten und Tipps vom SeminarDesk-Team

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  • Wie benutze ich SeminarDesk?

    Erste Schritte in SeminarDesk mit Tipps zu Aufbau und Benutzung der Oberfläche, zu den Übersichts-Ansichten, zur Einrichtung individueller Kalender- und Listenansichten sowie Filtern.
    • Navigation und Hauptmenü
    • Listen filtern und durchsuchen
    • Listenansichten anpassen
    • Listen gruppieren
    • Spalten ein- oder ausblenden
    • Detailinformationen anzeigen
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  • Buchungen

    Buchungen anlegen und bearbeiten, Status ändern, Bestätigungen versenden
    • Buchungen und Buchungsansichten
    • Neue Buchung anlegen
    • Neue Gruppenbuchung anlegen
    • Über die Stapelanlage schnell mehrere Buchungen für einen Termin anlegen
    • Zusätzliche Mahlzeiten
    • Gastarten
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  • Veranstaltungen und Termine

    Veranstaltungen und Termine erstellen, mehrteilige Veranstaltungen und mehr
    • Equipment
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
    • Kostenvorlagen für Veranstaltungskosten
    • Extrafelder für Veranstaltungen und Termine
    • Veranstaltungen und Veranstaltungstermine
    • Neue Veranstaltung anlegen
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  • Buchungsseite

    Online-Buchungsseite und -Veranstaltungsübersicht einrichten und anpassen
    • Webeinstellungen einer Veranstaltung
    • Header-Bild und Einleitungstext für die Buchungsseite
    • Menüs und Inhaltsseiten für die Buchungsseite
    • Buchungsformular bearbeiten
    • Zusatzfelder für die Online-Buchung
    • Veranstaltungstermin von/bis Datum veröffentlichen
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  • Personen- und Firmenprofile

    Alles über Teilnehmer-, Firmen- und Referentenprofile
    • Neue Personen und Firmen anlegen
    • Dubletten zusammenführen
    • Extrafelder für Profile
    • Eine Person als Referent*in markieren
    • Adressprüfungsdienst
    • Verknüpfung von Profilen
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  • Customer Relationship Management (CRM)

    Mit den SeminarDesk-CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) lassen sich mit beliebigen Filtern Listen von Profilen als Zielgruppen generieren, die dann mittels der Aktionen bspw. als Excel-Datei exportiert oder als Basis für die Generierung eines Berichts oder den Versand einer Serien-E-Mail verwendet werden können.
    • Serien-E-Mails an Personen versenden
    • Zielgruppen und Aktionen
    • Serienbriefe an Liste von Profilen erstellen
    • Profile exportieren
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  • E-Mails versenden

    • Standard-E-Mail-Einstellungen
    • E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung
    • E-Mail an alle Teilnehmer*innen eines Veranstaltungstermins versenden
    • Serien-E-Mails an Personen versenden
    • E-Mail-Platzhalter und -Bausteine
    • E-Mail-Benachrichtigung bei Buchungseingang versenden
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  • Zimmerverwaltung

    So funktionieren die Zuweisung von Zimmern und der Zimmerkalender
    • Wie funktioniert die Zimmerverwaltung?
    • Neue Zimmerbelegung anlegen
    • Zimmer zuweisen
    • Zimmer und Zimmertypen
    • Kalenderansicht der Zimmerbelegungen
    • Belegungsstatistik
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  • Raumbuchungen

    Wie werden Veranstaltungsräume zugewiesen und welche Ansichten für die Raumbuchungen gibt es?
    • Neue Raumbuchung anlegen
    • Neuen Veranstaltungsraum anlegen
    • Miete für Veranstaltungsraum in Rechnung stellen
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  • Angebote

    Mit den hier beschriebenen Funktionen lassen sich in SeminarDesk Angebote (d. h. Offerten als Antwort auf eine Kundenanfrage) erstellen, per E-Mail versenden und nachverfolgen.
    • Einstellungen und Vorlagen für Angebote
    • Angebote erstellen und bearbeiten
    • Angebote nachverfolgen
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  • Rechnungen und Zahlungen

    • Organisationen und Rechnungstexte
    • Rechnungen erstellen
    • Zahlungen erfassen
    • Rechnungen zusammenführen
    • Zahlungswunsch für Buchung abfragen
    • Zahlungen importieren
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  • Ersteinrichtung (für Admins)

    Checklisten und hilfreiche Tips zur Ersteinrichtung und den SeminarDesk-Standardeinstellungen
    • Checkliste Ersteinrichtung
    • E-Mail-Konten für den Versand von E-Mails hinterlegen
    • Anreden, Titel und Ansprachen
    • Preisstufen anlegen
    • Komplexe Preislisten mit Preisstufen und Altersstufen
    • Rollen und Berechtigungen
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  • Benutzerkonto-Verwaltung

    Passwort ändern, benutzerdefinierte Einstellungen, Sprache und mehr...
    • Meine Einstellungen
    • Sprache wechseln
    • Passwort, E-Mail-Adresse, Benutzername ändern
    • Fehlermeldung beim Login
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  • Verwaltung

    Alle Einstellungen aus dem Menü "Verwaltung" detailliert erklärt
    • Benutzerverwaltung
    • Allgemeine Einstellungen
    • Preislisten für Unterkunft, Verpflegung und Sonstiges
    • Equipment
    • Sonderwünsche
    • Externe Unterkünfte wie z. B. Hotels verwalten und zuweisen
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  • Integrationen

    • Plugin für WordPress
    • Webhooks
    • API für Veranstaltungen, Termine und Buchungen
    • Kalenderdaten über iCalendar-Feeds exportieren
    • Online-Zahlung via Stripe
    • DATEV-Export
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Die neusten Produkt-Updates

  • Produkt-Update April 202502.05.2025
    In der Kalenderansicht bequem Zimmer zuweisen, Buchungskalender in bestimmter Konfiguration öffnen, Gästegruppen einbuchen, Fertiggestellte Zertifikate löschen und mehr.
  • Produkt-Update März 202521.03.2025
    Bevorzugte Rechnungs-E-Mail festlegen, Rechnungstexte-Platzhalter vorschauen, E-Rechnungen unterdrücken, Zahlungslinks deaktivieren, Extrafelder validieren, Bucher*in-Profil wechseln, Gäste-Stornierung zurücksetzen und weitere Neuerungen.
  • Produkt-Update Februar 202514.02.2025
    Neuer Dialog zum Hinzufügen von Gästen, Buchungsformular-Zusatzfelder mit Beschränkung auf Gäste bestimmter Preisstufen oder Gastarten, zusätzliche Platzhalter in Vorlagen für Kalenderdaten und Erweiterungen der Webhooks- und API-Payloads.
  • Produkt-Update Januar 202523.01.2025
    Option zu verpflichtender Online-Zahlung auf der Buchungsseite, Zusatzfelder für Datei-Uploads im Buchungsformular und standardmäßige Erinnerungs- und Folge-E-Mails.
  • Produkt-Update Neujahr 202507.01.2025
    E-Rechnungen in SeminarDesk erstellen, Zahlungsbenachrigungs-E-Mails, Erinnerungs- und Folge-E-Mails, mehrere Zertifikate in zusammengefasstem PDF, auf Zimmertypen beschränkte sonstige Leistungen, individuelle Stripe-Zahlungsanforderungen, multiple Stripe-Konten und weitere Neuerungen.
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